Heutzutage stehen Unternehmen einer Flut an Informationen gegenüber. Um hierbei bessere und vor allem richtige Entscheidungen zu treffen, stellt Ihnen BOARD eine Vielzahl an Möglichkeiten zur Verfügung.

Kombiniert mit exzellenter Technologie und einfacher benutzerfreundlicher Handhabung, präsentiert BOARD die für Entscheidungen wichtigen Daten perfekt aufbereitet. Um richtige Entscheidungen treffen zu können, ist die Darstellung der Daten oft der Schlüssel zum Erfolg. Von enormer Bedeutung ist dabei das sog. Data Storytelling. BOARD unterstützt den Anwender hierbei z.B. durch kontextsensitive Kommentare, durch die aus einer Zahl ein verständlicher Wert wird.

Generell ist auch die Frage zu beantworten, wie komplexe Sachverhalte bestmöglich darzustellen sind und in welcher Reihenfolge diese zu präsentieren sind, um ein einfaches Verständnis beim Empfänger zu erreichen.

Tabelle oder Diagramm

Sehr viele Unternehmen arbeiten bei der Aufbereitung der Reporting Daten mit Tabellen. Teilweise ausgedruckt oder als PDF Dateien werden mehrseitige Listen zur Verfügung gestellt. Manager suchen hier nach Informationen und diskutieren in Meetings über Werte und Abweichungen. Diagramme bleiben oft außen vor. Das hat unterschiedlichste Gründe. Bei vielen Managern sind Tabellen beliebter, da dieser Form mehr Vertrauen geschenkt wird als Diagrammen. Eine weit verbreitete Meinung ist das Diagramme Sachverhalte zu stark reduzieren und nur Eyecatcher sind.

Bei Tabellen besteht das Problem, dass diese als farbige Listen aktuelle Werte, Planwerte und Vorjahreswerte zuweilen in wenig hilfreicher Reihenfolge darstellen. Ergänzt werden die Listen mit Abweichungswerten teils absolut oder prozentual. Das macht es schwer, Zusammenhänge zu erkennen, Ausreißer zu lokalisieren. Visuelle Hilfestellungen erleichtern das Lesen der Tabelle.

Beginnen wir unsere Geschichte bei der Betrachtung eines Dashboards. Hier werden dem Anwender die wichtigsten Informationen in kompakter Form als KPI's sowohl grafisch als auch mit Zahlen präsentiert.

Der Betrachter sieht sofort, dass es negative Abweichungen zum Vorjahr und zur Planung gibt, da rote Pfeile nach unten weisen. Es besteht also Handlungsbedarf. Konzentrieren wir uns bei unserer Analyse im Augenblick auf den Bereich Sales.

In BOARD ist nun möglich, interaktiv in die Auswertung und Analyse der Daten einzusteigen. Hier wollen wir die Ursache für die Abweichung herausfinden. Als nächstes öffnet der Controller in unserem Beispiel die Auswertung nach Vertriebsmitarbeiter indem er auf das KPI Element "Sales" klickt. Hier wird ihm dann eine Tabelle mit Details präsentiert.

Auch wenn Begriffe wie Tabelle und Storytelling scheinbar im ersten Moment nichts miteinander zu tun haben, so lassen sie sich hervorragend miteinander kombinieren. Denn es geht darum, im Reporting eine Geschichte zu erzählen, die dann zu einer Entscheidung führt, und nicht nur um die Überwachung von Zahlen. Das wäre eher Monitoring.

In dieser Darstellung ist neben den Zahlenwerten für die absolute und prozentuale Abweichung noch eine Balkenanzeige vorhanden. Diese signalisiert dem Betrachter sofort, dass es bei mehreren Vertriebsmitarbeitern eine Abweichung zum Plan gibt.

Wir sehen also, auch Tabellen können Elemente im Data Storytelling sein. Sehr sinnvoll sind in diesem Zusammenhang auch sogenannte Microcharts oder Sparklines. In der Kombination aus Tabelle und Grafik wird dem Betrachter sowohl der Verlauf als auch die Zahlenwerte präsentiert. Sicher können die Wertereihen auch ausschließlich mit einer Grafik dargestellt werden, allerdings ist dies bei einer Liste wie in unserem Beispiel dann sehr unübersichtlich und daher nicht zu empfehlen. Es ist immer zu überlegen, wie kann die Geschichte erzählt werden, dass diese selbsterklärend ist und welche Elemente unterstützen die Darstellung optimal.

Gehen wir noch einmal zurück zum Anfang unserer Geschichte. Der Anwender erkennt im Dashboard eine negative Abweichung. Hier zeigt sich nun die eigentliche Stärke von Business Intelligence, die Möglichkeit der bereits erwähnten Interaktivität. Der Analyst kann in ein weiteres Auswertungselement geführt werden. In BOARD ist er vollkommen losgelöst von vorgefertigten Auswertungspfaden. Diese Eigenschaft nennt sich Drill Anywhere.

Als Beispiel könnte der Anwender nun tiefer in die Materie einzutauchen, um die Ursache für die Abweichung zu ergründen. BOARD bietet generell an jeder Stelle der Anwendung die Möglichkeit, mit Drill Anywhere detaillierte Informationen aus allen vorhandenen Entitäten / Merkmalen ad hoc aufzubereiten und anzuzeigen. Wenn es für die Analyse erforderlich ist und vom Administrator eingerichtet wurde, kann der Anwender mit Drill Through sogar bis auf die ursprünglichen Datensätze im Quellsystem durchgreifen.

Welche Geschichte erzählt werden soll, legt der Anwender selbst fest. Vielleicht ist es in einem Fall wichtig nach den Vertriebsmitarbeitern zu recherchieren, ein anderes mal stehen die Produkte im Vordergrund. Ob die Analyse auf die Planabweichung, die Vorjahreswerte oder beides ausgerichtet ist, das legt der Analyst für sich selbst fest.

Diagramme und Visualisierungen

Warum benötigen wir visualisierte Daten? Reicht eine Tabelle nicht auch aus? Eine Grafik ist für den Betrachter leichter zu erfassen. Wesentlich schneller als bei einer Tabelle erkennen wir Größen und Verhältnisse. Die folgende Abbildung macht dies deutlich. Obwohl auch die Tabelle absteigend sortiert ist, setzt unser Gehirn die grafische Form schneller um.

Aber Vorsicht! Auch eine Visualisierung kann falsch gewählt oder überfrachtet sein und es dem Betrachter schwer machen, die eigentliche Aussage zu erfassen. Im folgenden Negativbeispiel ist eine Abbildung als Kreisdiagramm ausgeprägt. Die Information ist hierbei vom Betrachter nicht zu erfassen. Die Darstellungsart wurde schlichtweg falsch gewählt, um die Informationen verständlich und übersichtlich zu präsentieren.

Ebenso sinnlos ist in verschiedenen Fällen die Darstellung in Form von Linien. Bei dieser Spaghetti-Auswertung ist es für den Anwendern nicht möglich, auf einen Blick die wichtigen Informationen zu erfassen.

In BOARD gibt es eine Vielzahl von Diagrammarten, mit welchen Sachverhalte prägnant dargestellt werden können. Abweichungsanalysen mit ins Verhältnis gesetzten Größen, angefangen von Treemaps über Wasserfall-Diagramme bis hin zu Portfolios, ist alles möglich.

Ein sehr gutes Beispiel für die Darstellung von Abweichungen ist das Treemap Element. Dieses Element wurde in den 1990ern von Ben Shneiderman entwickelt. In einem Treemap wird die Abweichung farblich dargestellt, in unserem Beispiel grün für positiv zum Vorjahreswert, rot für eine negative Abweichung zum Vorjahr. Die Sättigung der Farbe entspricht der Abweichungsgröße. Die Größe der Fläche entspricht der Größe des Umsatzes. Auf einen Blick kann der Betrachter somit die Produktgruppe (Touring Bikes; Mountain Bikes; Road Bikes), die Umsatzgröße und die Abweichung je Produkt erkennen.

Zusätzlich wird hier noch eine interaktive Funktion von BOARD angewendet. Im unteren Teil der Darstellung sind jeweils die 5 schlechtesten Reseller und Produkte angezeigt. Klickt der User nun auf eine Fläche im oberen Teil (z.B. Touring-1000), reagieren die unteren Balken, sodass nur noch die Flops für das gewählte Produkt angezeigt werden.

Tipps für gute Visualisierungen

Achten Sie beim Storytelling darauf, für gleiche Aussagen durchgängig gleiche Farben zu verwenden. Arbeiten Sie mit klaren Strukturen und überlegen Sie immer, welche Information soll als Kernaussage transportiert werden. Überfrachten Sie die Auswertungen nicht. Eine gute Darstellung benötigt keine zusätzliche Erläuterung wie sie zu bedienen ist, sie erschließt sich dem Betrachter selbst.

Wenn es erforderlich ist, einzelne Werte zu erklären, so stehen Ihnen in BOARD hierfür spezielle Cubes zur Verfügung. Hier können Sie zu jedem Wert Texte, Bilder oder komplette Dateien ergänzen. So werden aus nackten Zahlen aussagefähige Informationen. Mit einem Werkzeug wie BOARD werden aus Zahlen Geschichten und Entscheidungen können sicherer getroffen werden.