Cloud Services für die optimale Zusammenarbeit von Teams

Unter Cloud Collaboration verstehen wir Lösungen und Funktionen, die die Zusammenarbeit von Teams optimal unterstützen und fördern. Wichtige Aspekte sind dabei die Ablage und Verteilung von Informationen, Aufgabenverwaltung, Berechtigungen, Kalenderfunktionen und eine Integration in die Office-Anwendungen der Anwender.

Prinzipiell stehen solche Collaboration Lösungen teilweise auch als On Premise Varianten zur Verfügung, allerdings empfehlen wir wegen der deutlich geringeren Betriebskosten eindeutig den Einsatz von Cloud Services. Der Aufwand für Installation, Betrieb und Wartung entfällt komplett und die Services sind immer auf dem aktuellen Stand. Durch die schnelle Weiterentwicklung stehen neue Funktionen deutlich schneller zur Verfügung, als dies über inhouse installierte Software möglich wäre.

Die Unterstützung durch die IT-Abteilung ist bei aktuellen Cloud Collaboration Services kaum noch erforderlich. Die Projektteams und Fachabteilungen können sich selbst organisieren und ihre Anforderungen schnell umsetzen. Die IT-Abteilung wird entlastet und kann sich um wichtigere Aufgaben kümmern.

Gemeinsame Dateien

Die Bereitstellung und Bearbeitung gemeinsamer Dateien ist eine zentrale Funktion einer Cloud Collaboration Lösung. Die Vergabe von Berechtigungen ist ebenso notwendig, wie die lokale Synchronisierung oder der mobile Zugriff.

Aufgabenverwaltung

Teamarbeit bedeutet immer auch das Verteilen und Bearbeiten von Aufgaben. Diese können zentral verwaltet und mit dem eigenen Mailclient synchronisiert werden.

Teamkalender

Genauso wie Aufgaben werden auch wichtige Termine für das Projekt oder die Arbeitsgruppe zentral eingestellt und stehen damit dem gesamten Team zur Verfügung. Auch hier kann eine Synchronisierung mit dem eigenen Mailclient erfolgen.

Forum

Kommunikation ist effizienter, wenn diese nicht per E-Mail erfolgt, sondern für das gesamte Team nachvollziehbar über Diskussionsforen. Hier können sich alle beteiligen und der Verlauf kann jederzeit nachvollzogen werden, auch für neue Teammitglieder.

Office-Integration

Durch die native Unterstützung von Standard Office-Anwendungen wie MS Office wird sichergestellt, dass die Qualität der erzeugten Dokumente nicht leidet, bestehende Vorlagen verwendet werden können und sich die Anwender beim Bearbeiten von Dokumenten in einer vertrauten Umgebung bewegen.

Datensicherheit

Datensicherheit hat höchste Priorität. Neben der hohen Verfügbarkeit und Georedundanz der Rechenzentren kann auch eine granulare Berechtigungssteuerung eingesetzt werden, die wahlweise durch Integration Ihres Active Directory ermöglicht wird.

Motivation für die Einführung einer Cloud Collaboration Lösung

Arbeitsgruppen und Projektteams eine möglichst effiziente, sichere und wartungsarme Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen, liegt im ureigenen Interesse eines Unternehmens. Je weniger Reibungsverluste und Kommunikationslücken bestehen, desto produktiver kann ein Team arbeiten.

Die Einführung einer Cloud Collaboration Lösung kann bei erfolgreicher Umsetzung folgenden Nutzen erzielen:

Kein Aufwand für Installation, Betrieb oder Wartung, da Cloud Service
Nur minimale Unterstützung durch die IT-Abteilung notwendig
Umfangreiche Möglichkeiten für Customizing durch die Fachabteilung selbst (ohne Programmierung)
Weltweiter Zugriff auch für externe Mitarbeiter problemlos möglich
Mobiler Zugriff und lokale Synchronisierung stellen die Informationen dort zur Verfügung, wo der Anwender diese benötigt
Die Nutzung einer gemeinsamen Team Collaboration Plattform vermeidet den intransparenten Austausch per E-Mail
Alle Teammitglieder sind stets auf dem aktuellen Stand und arbeiten nicht mit veralteten Dateiversionen

Cloud Services für optimale Teamarbeit