Ein QMS-Handbuch zaubert dem einen oder anderen Qualitätsmanagementbeaufragten (QMB) ein Lächeln ins Gesicht, zeichnet er doch für die meisten Inhalte und die Organisation der normenkonformen Dokumentation verantwortlich. Insbesondere wenn ein professionelles Werkzeug wie das Qualitätsmanagementsystem xeri im Einsatz ist, stellt dies eine deutliche Erleichterung bei der Pflege des QMS-Handbuches oder jeder anderen gelenkten Dokumentation dar, wie z.B. ein Führungshandbuch oder ein Umwelthandbuch.

Auf der anderen Seite sitzen aber die Leser, die in dem umfangreichen Werk die für sie relevanten Dokumente schnell finden sollen. Denn ein QMS-Handbuch, welches durch unübersichtliche Strukturen schwer zu bedienen ist, wird schnell an Akzeptanz bei den Anwendern verlieren und läuft damit Gefahr, nicht angewendet zu werden. Für Betriebe mit entsprechenden Zertifizierungen wäre das eine Katastrophe.

Das Dokumentenmanagementsystem xeri bietet für die Implementierung einer intuitiven Benutzerführung eine grafische Navigation an. Das stellen Sie sich am besten als einen grafischen Filter vor, mit dem Sie durch einfache Klicks auf Bilder und Symbole die Treffermenge immer weiter einschränken, bis Sie schließlich nur noch die für Sie relevanten Dokumente sehen. Natürlich werden Dokumente mit speziellen Leseberechtigungen auch nur dem vorgesehenen Personenkreis angezeigt. Unser Kunde Schwenk Zement hat sein QMS-Handbuch komplett auf eine grafische Navigation umgestellt. Die Startseite der Navigation durften wir mit freundlicher Genehmigung von Schwenk Zement in diesem Beitrag als Beispiel für eine gelungene grafische Navigation verwenden.

Technisch wird die grafische Navigation über Bilder realisiert, die Sie mit jeder herkömmlichen Software erzeugen können, z.B. Microsoft Visio oder PowerPoint. Speichern Sie Ihre Grafik als Bild und binden Sie diese in xeri in ein Navigationsdokument ein. Über die Standard Mechanismen von Lotus Notes erstellen Sie die notwendigen anklickbaren Bereiche (Hotspots) und hinterlegen die passende Formel für die gewünschte Aktion. Dies könnte z.B. sein:

• Dokumente anhand bestimmter Kriterien selektieren und anzeigen, z.B. für einen bestimmten Prozess und / oder eine Kategorie, etc. 
• Aufruf einer weiteren grafischen Navigation (Unternavigation) 
• Aufruf einer Webadresse (URL) 
• Anzeige eines bestimmten Dokumentes 

Die Formeln für die möglichen Aktionen werden als Formelsammlung mitgeliefert und müssen jeweils nur minimal angepasst werden, z.B. durch Änderung der anzuzeigenden Kategorie o.ä. Wie bereits erwähnt werden dabei natürlich die durch die Dokumente bestimmten Zugriffsrechte berücksichtigt. Ebenso ist sichergestellt, dass jeweils nur die aktive freigegebene Version eines Dokumentes angezeigt wird.