Die Grundlage für eine effiziente CRM-Projektorganisation ist ein geeignetes Projektteam und eine Plattform für die reibungslose Zusammenarbeit und Kommunikation während des Projektes.

Das CRM Projektteam

Bei der Bildung des Projektteams ist unbedingt sicherzustellen, dass die hierfür vorgesehenen Personen auch ausreichend Zeitfenster neben ihren üblichen Tätigkeiten erhalten, um ihre Aufgaben im CRM Projekt in der vorgesehenen Zeit und Qualität ausführen zu können. Erfahrungsgemäß stellt dies besonders für den Kunden bereits die erste Herausforderung dar, da meist die Leistungsträger für das Projekt abgestellt werden, diese aber üblicherweise schon voll ausgelastet sind.

Neben dem Projektteam setzen wir in größeren Projekten auch einen Steuerungsausschuss ein, der aus den Projektleitern und Vertretern der Geschäftsleitung beider Parteien besteht. Der Steuerungsausschuss wird einberufen, wenn es Störungen oder Entscheidungen gibt, die nicht von den Projektleitern gelöst oder entschieden werden können.

Die CRM Projektakte

Kommunikation ist das A und O im Projekt. Um allen Beteiligten die üblichen "Re: Re: Re: ... Mails " zu ersparen, legen wir eine Online Projektakte an, in der alle relevanten Dateien und Informationen zentral und für alle stets aktuell abgelegt werden. Der Kunde trägt gleichermaßen zum Inhalt und der Aktualität der Projektakte bei, wie VSB selbst. Als technische Grundlage verwenden wir hierfür Office 365 (Microsoft Teams) oder IBM/HCL Connections Cloud. Lizenzkosten fallen für unsere Kunden nicht an.

Change Management

Nichts ist stetiger als der Wandel. Wir haben noch kein CRM-Projekt erlebt, in dem nicht während des Projektverlaufes anfangs definierte Spezifikationen geändert oder erweitert wurden. Das ist auch nicht schlimm, sondern übliche Praxis und sofern ein ordentliches Change Management betrieben wird, auch kein Problem. Wir nutzen OpenProject, um alle Change Requests zu erfassen, zu bewerten und in Abstimmung mit dem Kunden umzusetzen. Auf diese Weise bleibt die Transparenz immer gewahrt und nichts geht unter.

Und nebenbei stellen wir damit sicher, dass freigegebene Budgets nur für die dafür kalkulierten Funktionen verwendet werden und keine Vermischung von Budgets stattfinden. Durch die Zuordnung von Changes zu Versionsnummern können wir aus den Changes auch ordentliche Releasedokumentationen erzeugen.