Eingangsrechnungsverarbeitung mit VSB.Invoices
Wichtige Merkmale und Eigenschaften
- Variabler Belegeingang über Postfach, Ordner oder manuell via Drag & Drop
- Konfigurierbares Auslesen der E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung (mit PDF-Konvertierung) über unser Zusatzmodul VSB.eInvoices
- Flexibel und individuell anpassbarer Prüf- und Freigabeprozess
- Frei anpassbares Formular inkl. Belegpositionen
- Änderungshistorie und Aktivitätsprotokoll
- Optionale Integration von ABBYY Vantage (oder anderen iOCR-Systemen) für die automatische Datenextraktion aus dem Beleg (inkl. Belegpositionen und mehrsprachig)
- Optionale Integration von PHOENIX Documents (oder jedem anderen DMS) für die rechtskonforme Archivierung
- (Vor-)Kontierung auf Beleg- oder Positionsebene
- Erweiterbar für Datenübergabe der Buchungssätze an die Fibu
- Erweiterbar für Bestellabgleich mit der Warenwirtschaft für Einkaufsrechnungen
- Prüfung auf UStG § 14 Konformität
- Dublettenprüfung für Eingangsbelege
- Moderne und intuitive Benutzeroberfläche
- Dashboard mit Kennzahlen und offenen Belegen
- Übersicht über Belege vor Ablauf der Skontofrist und Fälligkeit
- Integration bestehender Stammdaten, z.B. Kreditoren, Buchungskonten, Kostenstellen, etc.
- Flexible Steuerung der Berechtigungen
- Grafische Darstellung der fälligen Beträge nach Kalenderwoche
- Einfache und programmierfreie Anpassung von Prozessen und Formularen per Drag & Drop, auch durch den Kunden selbst
- Zugriff über Webbrowser oder mobile Endgeräte
- Integrierte Mehrsprachigkeit für die Benutzeroberfläche
- Integrierte Vertreterregelung
- Konfigurierbare Liegezeitüberwachung mit mehrstufigen Eskalationen je Arbeitsschritt
Dieses QuickStart-Template stellt keine vollständige Standardlösung dar, sondern ist eine lauffähige Anwendungsvorlage mit Prozessen, Datenmodell und Formularen, die nach den Anforderungen und Vorstellungen des Kunden beliebig angepasst und erweitert werden können. Dies kann auch durch den Kunden selbst erfolgen.
Durch den Einsatz unserer Lösungsvorlage starten Sie bereits von einem hohen Level und können dennoch Ihren individuellen Prüf- und Freigabeprozess inkl. aller erforderlichen Schnittstellen umsetzen.
Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet viele Vorteile:
- Keine Rechnung geht verloren
- Skontofristen können viel leichter eingehalten werden
- Vollständige Transparenz über das Belegvolumen in der Prüfung und Freigabe
- Keine Verzögerungen durch Abwesenheiten von Personen
- Deutliche Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Entfall von Postwegen, z.B. bei Standorten
- Revisionssichere Historie aller Änderungen und Aktionen
- Optional: Automatisches Auslesen der Beleginformationen inkl. Positionen
- Optional: Automatischer Abgleich mit Bestellungen bei Einkaufsrechnungen
- Optional: Automatische rechtssichere Archivierung aus dem Prozess heraus
- Optional: Automatisches Erstellen der Buchungssätze und Übergabe an die Fibu
Mit unserer Anwendung VSB.Invoices bieten wir eine attraktive Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung, die nach Bedarf erweitert und angepasst werden kann. Und das zu einem unschlagbaren Preis-/Leistungsverhältnis. Die technologische Basis bildet die Low Code Digitalisierungsplattform WEBCON BPS. Der Zugriff erfolgt einfach und sicher über den Webbrowser oder über Ihr mobiles Endgerät.
Vollständig anpassbar und erweiterbar!
Moderne Technologien zu einer leistungsfähigen Lösung kombiniert
VSB.Invoices ist eine Prozessanwendung für WEBCON BPS und bildet den Kern unserer Lösung. Die Anwender*innen bewegen sich für die Prüfung, Freigabe und Kontierung ausschließlich in VSB.Invoices. Durch die nahtlose Integration zusätzlicher Technologien können wir optional auch eine automatische Belegextraktion und rechtskonforme Beleg-Archivierung anbieten. Durch die Nutzung gängiger Schnittstellen-Technologien wie REST Web Services oder Shared Folder bleibt der Prozess für die Anwender*innen durchgängig und homogen.
Belegerkennung und Datenextraktion
Über unser optional erhältliches Plugin VSB.ABBYYconnect bieten wir eine nahtlose Integration der richtungsweisenden Dokumentenerkennung ABBYY Vantage in WEBCON BPS an. Für ABBYY Vantage muss eine separate Subscription erworben werden. Selbstverständlich können wir auch jede andere Dokumentenerkennung, bzw. OCR-Lösung anbinden, sofern diese über eine geeignete Schnittstelle verfügt.
Rechtskonforme Archivierung
Eingangsrechnungen und Gutschriften gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Diese müssen daher nach dem Scannen, bzw. bei Eingang via E-Mail, rechtssicher archiviert werden. WEBCON BPS als Plattform für Prozessdigitalisierung bietet keine rechtssichere Archivierung, daher ist der Einsatz eines DMS erforderlich. Wir bieten mit PHOENIX Documents eine schlanke und moderne Dokumentenmanagement-Lösung an, in welche wir über unser Plugin VSB.fileActions Dokumente aus WEBCON BPS heraus rechtssicher archivieren können. Natürlich können wir auch jedes andere DMS anbinden, sofern dieses über eine geeignete Schnittstelle verfügt.
