Dokumentenmanagement und digitale Archivierung mit PHOENIX Documents

PHOENIX Documents: Auf einen Blick

Neues Theme Modern light — Ansprechendes Theme "Modern light"

Mittelstandsgerechte Komplettlösung mit attraktivem Preis-/Leistungsverhältnis
Integrierter Ad-hoc-Workflow und regelbasierter Workflow
Rechtssichere digitale Archivierung von Belegen und E-Mails
Professioneller Scan-Client für Einzel- und Stapelverarbeitung
Überwachung von Postfächern für automatische Archivierung, z.B. für Eingangsrechnungen
Überwachte Ordner für die automatische Archivierung von Dateien
Flexible und schnelle Suchfunktion (Volltext oder Attribut-basiert)
Suche per Hotkey aus beliebigen Dritt-Anwendungen, z.B. Buchhaltung oder ERP
Drag & Drop Archivierung von Dokumenten über den Windows Desktop
Intelligente Erkennung von Informationen aus Belegen über SmartIndexing
Automatische Erkennung von Belegarten und Zielarchiven über SmartClassify
Zugriff über den Webbrowser, auch für mobile Geräte optimiert
Minimaler Installations- und Wartungsaufwand bei der on-premise Variante
Verfügbar als Cloud-Lösung (gehostet bei der Telekom in Deutschland)
Mandantenfähigkeit
25 Jahre Erfahrung mit rechtssicherer Archivierung und Dokumentenmanagement

Leistungsstarke All-in-One Lösung für modernes Dokumentenmanagement

Auch für Ihr Unternehmen wird digitales Dokumentenmanagement zukünftig unverzichtbar. Die Gründe hierfür sind unter anderem:

Ihr Unternehmen benötigt Rechtssicherheit (DSGVO, GOBD, HGB, AO uvm.)
Digitales Dokumentenmanagement bietet Ihnen hohes Potenzial zur Kostenoptimierung
Die Notwendigkeit zur Steigerung der Effizienz und Prozesstransparenz nimmt zu

Unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße erhalten Sie mit PHOENIX Documents von IQUADRAT AG eine professionelle All-In-One-Lösung für das digitale Dokumentenmanagement zu einem attraktiven Preis-/Leistungsverhältnis. Viele innovative Funktionen geben der Lösung eine Reihe von Alleinstellungsmerkmalen und einen deutlichen Preisvorteil.

Ob es um den erhöhten Dokumenten- und Zugriffsschutz (DSGVO) geht oder um Ihre Dokumentations- bzw. Löschpflichten – hierzu wie auch zu den Anforderungen der Abgabenordnung, der GOBD und des Handelsgesetzbuchs erfüllt PHOENIX Documents sämtliche Anforderungen, die an Ihr Unternehmen gestellt werden.

Der Aufwand für die Suche nach Dokumenten oder das Warten auf Informationen steigt mit zunehmender Informationsflut kontinuierlich an. Ablage, Verlagerung, Archivraum und spätere Dokumentenvernichtung verursachen hohen Aufwand und Kosten.

Geschäftsvorgänge setzen sich aus Daten und Dokumenten unterschiedlichster Herkunft zusammen. Oft existieren zudem noch dezentrale Ablagen oder Handakten, sodass eine Transparenz der Vorgangsunterlagen oft nicht gegeben ist. Eine interne Weiterleitung von Dokumenten ist oft umständlich und intransparent.

Für diese und viele weitere Herausforderungen bietet Ihnen PHOENIX Documents eine intuitiv zu handhabende und zertifizierte, revisionssichere Lösung.

Herausragende Merkmale von PHOENIX Documents

Komplettlösung für jede Unternehmensgröße

PHOENIX Documents bietet alle Werkzeuge zur digitalen Verwaltung Ihrer Dokumente in unterschiedlichsten Formaten. Sicher, zuverlässig und performant!

Ad-hoc und regelbasierter Workflow

Die integrierte Workflow-Engine sorgt mit Ad-hoc oder regelbasierten Workflows für Effizienz und Transparenz durch die integrierte Weiterleitung, Terminierung und automatische Wiedervorlage Ihrer Dokumente. Selbstverständlich werden alle Aktionen protokolliert.

Automatisierte Verschlagwortung und Klassifizierung

Eine Automatisierung der Verschlagwortung und Klassifizierung Ihrer wiederkehrenden Standard-Dokumente reduziert den täglichen Aufwand für die Archivierung Ihrer Dokumente auf ein Minimum.

Drag & Drop Archivierung und Recherche

Schnell einmal Dokumente aus dem Explorer, anderen Anwendungen, einer E-Mail etc. ablegen und vielleicht auch erst zu einem späteren Zeitpunkt weiterbearbeiten? Das können Sie direkt auf dem Windows-Desktop über den PHOENIX SmartClient. Zusätzlich bietet der SmartClient eine Suchfunktion direkt auf dem Windows-Desktop.

Smarte Suchmöglichkeiten

Die integrierte SmartSearch funktioniert genauso einfach und zuverlässig wie Google. Zusätzlich können Sie auch spaltenbasiert und kombiniert suchen und Ihre Suchanfragen als persönliche Filter für 1-Click-Suchen speichern.

Einfacher Roll-out und Zugriff dank Web Client

Der Zugriff auf PHOENIX Documents erfolgt über alle gängigen Browser auf allen gängigen Betriebssystemen. Das minimiert den Aufwand bei der Einführung und erleichtert den Zugriff, egal wo Sie gerade sind. Der Web Client ist auch für den mobilen Zugriff optimiert.

Referenzen für PHOENIX Documents

Dieser handverlesene Auszug zeigt Unternehmen verschiedener Unternehmensgrößen und Branchen, die auf PHOENIX als DMS und rechtssichere Archivierung setzen. Weitere Referenzen finden Sie direkt beim Hersteller IQUADRAT.

PHOENIX Documents Cloud

PHOENIX Documents ist auch als Cloud-Service verfügbar. Die Einrichtung der Cloud-Instanz ist in wenigen Minuten erledigt und Sie benötigen keinerlei lokale Server-Installation. Der Zugriff auf PHOENIX Documents erfolgt wie üblich über den Webbrowser.

Wir bieten Ihnen einen kostenfreien 30-tägigen Testzugang. So können Sie sich in aller Ruhe von PHOENIX Documents überzeugen. Nach Ablauf der Teststellung können Sie ein kostenpflichtiges Abo erwerben, natürlich unter Beibehaltung der bereits erfassten Daten. Falls Sie sich gegen eine weitere Nutzung entscheiden, werden Ihre Daten datenschutzkonform gelöscht.

Die Bereitstellung erfolgt in deutschen Rechenzentren der Telekom. Ausführliche Informationen zur Sicherheit und zum Datenschutz der Rechenzentren finden Sie hier: https://open-telekom-cloud.com/de/sicherheit

Verfügbare PHOENIX Documents Cloud-Editionen

Starter Edition

€ 79,00 mtl. zzgl. MwSt.

3 Einzelbenutzer-Lizenzen (max. 10)
50.000 archivierbare Vorgänge
10 GB Archiv-Volumen

Kostenlosen Test starten

Business Edition

€ 109,00 mtl. zzgl. MwSt.

6 Einzelbenutzer-Lizenzen (max. 30)
200.000 archivierbare Vorgänge
40 GB Archiv-Volumen

Kostenlosen Test starten

Professional Edition

€ 139,00 mtl. zzgl. MwSt.

9 Einzelbenutzer-Lizenzen (max. 60)
500.000 archivierbare Vorgänge
100 GB Archiv-Volumen

Kostenlosen Test starten

Enterprise Edition

€ 169,00 mtl. zzgl. MwSt.

12 Einzelbenutzer-Lizenzen (unbegrenzt erweiterbar)
750.000 archivierbare Vorgänge
150 GB Archiv-Volumen

Kostenlosen Test starten

Alle Cloud-Editionen enthalten folgende Module:

Rechtssichere Archivierung
Web Client für alle gängigen Browser
Ad-hoc Workflow und Terminierung (Wiedervorlage)
Drag & Drop Archivierung und Suche vom Windows-Desktop (SmartClient)
Automatische Erkennung von Beleginformationen (SmartIndexing)
Umwandlung von gescannten Informationen in Klartext (Tesseract OCR, ohne Positionserkennung)
Volltextsuche und Attribut-basierte Suche (SmartSearch)
Autom. Erzeugen von PDF-Dateien aus Office-Dateien
Synchronisierte Offline-Kopie Ihrer archivierten Daten für den Zugriff bei Ausfall der Internetverbindung (SmartSafe)

Erweiterung archivierbare Vorgänge und zusätzlicher Speicherplatz:

Die Erweiterung archivierbarer Vorgänge und des Speicherplatzes ist nur in der Enterprise Edition möglich. Bei kleineren Editionen muss zur Erweiterung des Volumens ein Wechsel in die nächsthöhere Edition erfolgen.

Erweiterung um je 10.000 archivierbare Vorgänge (bis 1.000.000): 1,50 EUR mtl.
Erweiterung um je 10.000 archivierbare Vorgänge (ab 1.000.000): 1,00 EUR mtl.
Erweiterung um je 1 GB Speicherplatz (bis 100 GB): 1,50 EUR mtl.
Erweiterung um je 1 GB Speicherplatz (ab 100 GB): 1,00 EUR mtl.

Erweiterung regelbasierter Workflow:

PHOENIX Documents Cloud Workflow ist eine Erweiterung für alle Documents-Editionen. Sie enthält die Möglichkeit, regelbasierte Workflows zu nutzen, einen grafischen Workflow-Editor zur Erstellung und Anpassung unbegrenzt vieler regelbasierter Workflows sowie die Möglichkeit, Im- und Exportservices einzurichten, um Daten mit führenden Systemen auszutauschen.

PHOENIX Documents Cloud Workflow (grafischer Workflow-Editor und unbegrenzt viele Workflows): 59,00 EUR mtl.

2FA und weitere Module:

Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung über eine App ist kostenlos enthalten. Eine Hardware-Lösung über Ubikey (USB-Stecker) wird gegen Gebühr angeboten. Natürlich können Sie PHOENIX Documents Cloud um weitere Module und Clients erweitern und an Ihre Anforderungen anpassen, z.B. Capture Client, Office Add-In, Outlook Add-In, Exchange-Connector.

Gerne stehen wir für eine Beratung zur optimalen Lizenzierung für Ihre Anforderungen oder für ein individuelles Angebot zur Verfügung.