Die jüngst freigegebene Version 6 des mittelstandsgerechten Dokumentenmanagementsystems PHOENIX Documents bietet einen komplett überarbeiteten Vorgangsdialog und die Möglichkeit, das Formularlayout für die Indexfelder per Drag & Drop zu gestalten. Das erhöht die ohnehin schon herausragende Benutzerfreundlichkeit nochmals deutlich.

Verbesserter Vorgangsdialog

Ein archiviertes Dokument stellt in PHOENIX Documents immer eine Vorgangsakte dar, die neben dem Dokument auch Indexdaten (Metadaten) und optional beliebig viele weitere Dokumente enthalten kann. Die Darstellung eines geöffneten Vorgangs wurde komplett überarbeitet und bietet einige Vorteile:

• Mehr Platz für Indexfelder (auch mehrspaltig) und Dokumentvorschau durch Entfall der mittleren Spalte (bisher Dokumentenliste)
• Die Dokumentenliste kann nun über ein Dropdown oberhalb der Dokumentvorschau erreicht werden
• Der Viewer kann zwischen der Dokumentvorschau und der Dokumentenliste umgeschaltet werden
• Das Vorgangsfenster ist nun responsiv und passt sich allen Bildschirmgrößen an

Formulareditor

Komplett neu ist die Möglichkeit, die Indexfelder eines Archivs nun frei über einen Formulareditor anordnen zu können. Dies ermöglicht besonders bei umfangreichen Archivfeldern einen besseren Überblick, z.B. durch mehrspaltige Layouts. Der Formulareditor ist über die Archivdefinition in der Administration zu erreichen und ermöglicht die Anordnung der Felder über einfaches Drag & Drop. Ferner lassen sich auch Felder ausblenden.

Eigene Scriptsprache STAR

Eine weitere Neuerung ist die Einführung einer eigenen Scriptsprache namens STAR, die z.B. bei Formular- und Feldereignissen eingesetzt werden kann. Die Sprachsyntax ist sehr einfach und der Funktionsumfang auf die wesentlichen Operationen beschränkt. Folgende Komponenten sind derzeit in STAR enthalten:

• Datentypen (Python-Typen), z.B. Strings, Ganzzahlen, Dezimalzahlen, Boolean und null
• Arithmetische Operatoren, z.B. +, -, *, / etc.
• Ausdrücke und Vergleichsoperatoren, z.B. ==, !=, <, > etc.
• Definition von Variablen und Zugriff auf Indexfelder, z.B. a= 100, b = „Das ist ein String“
• Verzweigungen, z.B. if, then, elseif, else
• Funktionen, z.B. date(), int(), today(), etc.
• Suche in Datentabellen über lookup()

In der aktuellen Version von STAR können noch keine eigenen Funktionen definiert werden, aber der Funktionsumfang eignet sich schon jetzt sehr gut zur automatischen Berechnung von Feldern auf Basis von anderen Feldwerten oder Daten aus Datentabellen.

Beispiel: Berechnung des Vertragsendes aus Startdatum und Laufzeit

_bis = _ab + timedelta(_laufzeit, "day")

In diesem Beispiel steht das Startdatum im Indexfeld „ab“, die Laufzeit wird im Feld „laufzeit“ als Wert in Tagen eingegeben und das Ergebnis wird als Enddatum in das Feld „bis“ geschrieben. Für den Zugriff auf Indexfelder ist jeweils ein führender „_“ erforderlich. Hierdurch unterscheidet STAR eine Variable von einem Indexfeld.

Indexfelder über Autofill setzen

Eine kleine aber feine Erweiterung ist auch die neue Autofill-Funktion, die Feldwerte von Indexfeldern über eine Konfiguration in der Archivfelddefinition automatisch setzen kann. So kann z.B. bei der Auswahl eines Kundennamens aus einer Liste zusätzlich die Kundennummer und weitere Felder aus dem Kundenstamm in zusätzlichen Feldern gesetzt werden. Diese Felder könnten als read-only definiert werden, damit diese vom Anwender nicht manuell geändert werden können.

Der Zugriff von Autofill kann auf PHOENIX Documents Datentabellen oder andere Indexfelder erfolgen. Für den direkten Zugriff auf externe Datenbanken wird nach wie vor eine Konfiguration in der lookup.ini auf dem Server benötigt.