Schutz vor Daten- und Informationsverlust

Kaum jemand macht sich Gedanken, welchen Gefahren und Risiken Dokumente jederzeit ausgesetzt sind. Nachfolgend listen wir die größten Risiken auf, durch die Sie Dokumente und die damit verbundenen Informationen verlieren können.

• Langfristige Zersetzung von Papier (Geschwindigkeit hängt von den Lagerbedingungen ab)
• Nicht mehr auffindbar wegen Falschablage
• Verlust oder Diebstahl von Akten
• Feuer- oder Wasserschäden
• Vandalismus
• Beschädigung / Zerstörung durch Viren und Trojaner
• Datenverlust durch Hardware-Defekte und Hardware-Diebstahl
• (Un-)beabsichtigtes Löschen von Dateien

Durch den Einsatz eines professionellen DMS können Sie diesen Risiken einfach und wirksam vorbeugen.

Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien

Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen vor, wie Dokumente aufzubewahren sind. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Gesetze und Ordnungen.

• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• §146 AO (Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen)
• §147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen)
• §257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen. Aufbewahrungsfristen)

Nicht zu vergessen, dass juristische Nachteile bei fehlenden Dokumenten die zum Beweis bei Rechtsstreitigkeiten, Gutachten, Produkthaftungsfälle etc. benötigt werden, drohen.

Aufbewahrung von Belegen und E-Mails

Aus den verschiedenen Gesetzen und Verordnungen lassen sich ein paar zusammengefasste Aussagen als Leitlinie zur Archivierungsplicht treffen.

• E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind entsprechend den GoBD in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig
• Werden Papier-Belege elektronisch erfasst, ist das Scanergebnis so aufzubewahren, dass die Wiedergabe dem Original entspricht
• Eingehende elektronische Belege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie originär empfangen wurden, z.B. als E-Mail mit PDF-Datei
• In DV-Systemen erzeugte Daten und Dokumente sind im Ursprungsformat aufzubewahren, z.B. Buchungssätze, Ausgangsrechnungen, etc.
• Die Aufbewahrung muss gegen Veränderung und Verlust geschützt erfolgen und die spätere Auffindbarkeit muss gewährleistet sein

Eine Vernichtung der Papierbelege nach dem Scannen ist grundsätzlich zulässig, sofern der gescannte Beleg in der Wiedergabe dem Original entspricht. Achtung, es gibt Ausnahmen, z.B. Verträge oder Bilanzen. Vor einer endgültigen Vernichtung von Papierbelegen sollte daher unbedingt der Steuerberater konsultiert werden.

Wichtige Aufbewahrungsfristen

Eine Frage die uns häufig begegnet ist die nach den Aufbewahrungsfristen. Wir fassen daher die wichtigsten Aufbewahrungsfristen für Dokumente nachfolgend zusammen. Bitte beachten Sie, dass die Aufstellung keineswegs vollständig ist, sondern nur als Leitfaden dient. Laut AO sind Unternehmen mit einem Umsatz ab 600.000 EUR oder einem Gewinn ab 60.000 EUR zur Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet.

Modernes Dokumentenmanagement für den Mittelstand mit PHOENIX Documents

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