Die E-Rechnungspflicht kommt – Machen Sie Ihren digitalen Rechnungseingang fit!
Ab dem 01.01.2025 gilt für Unternehmen in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Aber was genau ist eine E-Rechnung? Bis wann dürfen Papierrechnungen noch verwendet werden und wie kann ich meinen Rechnungseingang für E-Rechnungen ertüchtigen?
Definition einer E-Rechnung
Die Bundesregierung hat mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22.03.2024 verfügt, dass die europäische Rechnungsnorm EN 16931 den Rahmen für zulässige E-Rechnungsformate vorgibt. Zu finden ist dies in der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Aktuell erfüllen die beiden Formate XRechnung und ZUGFeRD diese Anforderungen. XRechnung kommt dabei bevorzugt im behördlichen und öffentlich-rechtlichen Umfeld zum Einsatz und ZUGFeRD ist eher das Standardformat zwischen Unternehmen (B2B).
Auch EDI (Electronic Data Interchange) wurde als Format zugelassen, sofern die Umsatzsteuer-Informationen in einer Art extrahiert werden können, dass diese den Anforderungen der Norm EN 16931 entsprechen.
Ein Rechnungsbeleg, der als PDF-Datei versendet wurde und kein eingebettetes ZUGFeRD-Attachment enthält, erfüllt demnach nicht die Kriterien einer E-Rechnung nach EN 16931. Dabei spielt es keine Rolle, ob die PDF-Datei originär digital oder über einen Scan-Vorgang erzeugt wurde. Ohne gültiges ZUGFeRD-Attachment ist eine PDF-Datei keine E-Rechnung, sondern nur eine digitale PDF-Rechnung. Entscheidend ist die Maschinenlesbarkeit ohne den Einsatz von OCR, was bei einer E-Rechnung über das XML-Format sichergestellt wird.
Vorteile der E-Rechnung
Obwohl sich Unternehmen durch Ertüchtigung ihrer IT-Systeme für den Versand und die korrekte Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereiten müssen, lohnt sich dieser Aufwand für beide Seiten.
Vorteile für den Rechnungsversender:
- Entfall des Aufwandes für Druck, Kuvertierung und Postversand
- Üblicherweise schnellerer Zahlungseingang durch eine schnellere Rechnungsfreigabe beim Empfänger
- Kostensenkung durch Automatisierung
Vorteile für den Rechnungsempfänger:
- Beschleunigung des Rechnungseingangs- und Prüfprozesses
- Steigerung der Datenqualität, da OCR entfällt
- Kostensenkung durch Automatisierung
Grundsätzlich führt die Einführung der E-Rechnung und der damit verbundene Wegfall des Papiers zu deutlich mehr Transparenz, Qualität und Geschwindigkeit bei der Verarbeitung von Rechnungen, bei gleichzeitiger Senkung der Prozesskosten.
Was ändert sich konkret ab 2025?
Ab 01.01.2025 besteht für Inlandsumsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B) die E-Rechnungspflicht.
Empfang von E-Rechnungen:
Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen annehmen und korrekt verarbeiten können. Eine Zustimmung für die Akzeptanz einer E-Rechnung, wie bisher bei digitalen PDF-Rechnungen, ist nicht mehr erforderlich. E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden und haben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen angenommen werden, die nicht der Norm für E-Rechnungen entsprechen. PDF-Rechnungen bleiben zustimmungspflichtig, können also vom Empfänger abgelehnt werden.
Ab 2027 ist der Empfang von Papierrechnungen nicht mehr zulässig.
Versand von E-Rechnungen:
Grundsätzlich gilt auch für den Versand von Rechnungen ab dem 01.01.2025 die E-Rechnungspflicht, wird aber durch eine Übergangsregelung abgemildert.
Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen versendet werden, die nicht der Norm für E-Rechnungen entsprechen. PDF-Rechnungen bleiben zustimmungspflichtig, können also vom Empfänger abgelehnt werden.
Eine vereinfachte Übersicht über die zulässigen Formate auf Jahressicht haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt.
Sonderstellung öffentliche Auftraggeber
Für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber besteht die E-Rechnungspflicht bereits seit dem 27.11.2020. Die Einreichung von Rechnungen erfolgt über die Rechnungseingangsplattformen ZRE oder OZG-RE. Welche Plattform zu nutzen ist, wird im Zuge der Auftragsvergabe mitgeteilt. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der E-Rechnungswebsite des Bundes.
Wissenswertes zu XRechnung und ZUGFeRD
XRechnung
Bei einer XRechnung handelt es sich um einen XML-basierten Datensatz, der ein Standardformat für Rechnungen darstellt. Veröffentlicht ist dieser Standard bei der Koordinationsstelle für IT-Standards (KoSIT).
In Deutschland wird das Format XRechnung für den Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber über die Plattformen ZRE oder OZG-RE verwendet.
Eine XRechnung besitzt keine menschlich lesbare Darstellung, sondern ist nur ein XML-Datensatz. Üblicherweise wird daher von dem empfangenden System aus dem XML-Datensatz eine lesbare Darstellung im HTML- oder PDF-Format erzeugt, um die Rechnungsprüfung und Freigabe für die beteiligten Personen zu vereinfachen. Die visuelle Darstellung ist nicht der zu archivierende Originalbeleg, sondern nur eine Arbeitskopie! Die Archivierungspflicht gilt für die XML-Datei der XRechnung.
ZUGFeRD
Bei ZUGFeRD spricht man von einem sog. hybriden Format, da der Beleg aus einer menschenlesbaren PDF-Datei (PDF/A-3) besteht, in die eine XML-Datei mit den maschinell verarbeitbaren Rechnungsinformationen eingebettet ist. Veröffentlicht ist dieser Standard beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
In Deutschland wird dieses Format für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen (B2B) verwendet.
Das empfangende System muss die Rechnungsinformationen aus dem XML-Attachment der PDF-Datei extrahieren können.
Digitale Rechnungsverarbeitung mit WEBCON BPS
Viele unserer Kunden nutzen die Low-Code-Plattform WEBCON BPS für die Digitalisierung vielfältiger Prozesse im Unternehmen. Dies schließt oftmals auch den Eingangsrechnungsprozess ein.
Rechnungseingang
In diesem Szenario gehen Rechnungen üblicherweise über ein oder mehrere definierte E-Mail-Postfächer ein, die vom WEBCON-Prozess überwacht werden. Für jede eingehende Rechnung wird dann eine Prozessinstanz für die Prüfung und Freigabe gestartet.
Verarbeitung von E-Rechnungen und digitalen PDF-Rechnungen
Ein von uns entwickeltes Plugin prüft zunächst, ob es sich um eine E-Rechnung handelt. Falls eine XRechnung entdeckt wird, werden die relevanten Informationen aus der XML-Datei ausgelesen und an den WEBCON-Prozess übergeben. Zusätzlich wird eine PDF-Datei aus den XML-Daten erzeugt und übergeben, damit die Prüfer und Freigeber eine lesbare Rechnungskopie zur Verfügung haben.
Handelt es sich um eine PDF-Datei mit ZUGFeRD-Attachment, dann werden die relevanten Informationen aus der eingebetteten XML-Datei ausgelesen und zusammen mit der PDF-Datei an den WEBCON-Prozess übergeben.
Handelt es sich nicht um eine E-Rechnung, sondern nur um eine digitale PDF-Rechnung, dann wird die Datei an ein OCR-System zur Datenextraktion übergeben. Eine Schnittstelle zu ABBYY Vantage ist im VSB-Standard enthalten.
Frei modellierbarer Prüf- und Freigabeprozess
Der Prüf- und Freigabeprozess kann in WEBCON BPS nach Belieben an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden und schließt auch wichtige Aufgaben wie den Bestelldatenabgleich, rechtskonforme Archivierung in das bestehende DMS des Kunden und Übergabe der Buchungsdaten an die Fibu mit ein.
Schneller Start mit VSB.Invoices
Mit VSB.Invoices bieten wir ein Anwendungstemplate für WEBCON BPS an, welches bereits eine fertige Lösung für einen Rechnungsverarbeitungsprozess darstellt und auf einfache Weise an individuelle Kundenanforderungen angepasst werden kann.
Vorteile durch den Einsatz von WEBCON BPS
WEBCON BPS ist eine echte Low-Code-Plattform für die Digitalisierung beliebiger unternehmensweiter Geschäftsprozesse. Als Kunde stehen Sie möglicherweise vor der Entscheidung, ob Sie eine Invoice-Lösung Ihres DMS-Anbieters nutzen, sofern dieser das anbietet, oder ob Sie den Prozess auf einer BPM-Plattform implementieren und Ihr DMS lediglich für die rechtskonforme Archivierung anbinden. Folgende Vorteile entstehen bei der Entscheidung für WEBCON BPS als BPM-Plattform:
- Schaffung einer unternehmensweiten Plattform für die Digitalisierung beliebiger Geschäftsprozesse, nicht nur den Rechnungseingang
- Programmierfreie Prozessdigitalisierung mit hoher Agilität und großem Leistungsumfang
- Auch komplexe und umfangreiche Prozesse lassen sich problemlos und übersichtlich abbilden
- Einfache Integration von Drittsystemen
- Sofortige mobile Nutzung der Prozesse über native Apps
- Auswertung von Prozess- und Laufzeitmetriken für die Prozessanalyse und Optimierung
- Vollständige Prozessdokumentation als Word oder PDF auf Knopfdruck
- Integrierte und flexible Vertretungsregelung
- Freie Konfiguration von Liegezeitüberwachungen und Eskalationsschritten
- Agiles Prototyping neuer Prozesse zusammen mit der Fachabteilung
- Integrierte Datenvisualisierung
- Dynamische Formulare by Design
- Microsoft 365-Integration
- uvm.