PHOENIX Documents 5 mit regelbasiertem Workflow
PHOENIX Documents vom Hersteller IQUADRAT AG ist ein modernes und schlankes DMS für den Mittelstand. Mit der neuen Version 5 halten ein regelbasierter Workflow und ein deutlich verfeinertes rollenbasiertes Rechtekonzept Einzug. Digitale Archivierung wird damit noch einfacher und effizienter.
Regelbasierter Workflow
Bisher wurden in PHOENIX Documents nur Ad-Hoc-Workflows unterstützt, bei denen der nächste Bearbeiter jeweils ausgewählt werden musste. Das entsprach im Prinzip einer Weiterleitung mit Statuswechsel. Seit der Version 5 ist ein grafischer Editor für die Definition regelbasierter Abläufe enthalten. Jetzt lassen sich vorgegebene Pfade mit Bedingungen, Aktionen und einer erweiterten Bearbeiterauswahl definieren.
Mit einer ausgewachsenen BPM-Plattform wie WEBCON BPS ist das natürlich nicht vergleichbar, ermöglicht aber sehr gut, einfache dokumentgebundene Prozesse umzusetzen, bei denen WEBCON BPS zu umfangreich wäre. Insbesondere wenn es um einen kontrollierten Statuswechsel von Dokumenten im Archiv geht, ist der neue integrierte Workflow sehr gut geeignet. Komplexere Prozesse, wie Eingangsrechnungsverarbeitung oder Dokumentenlenkung (QM), würden wir weiterhin auf WEBCON BPS abbilden.
Rollenbasierte Berechtigungen
Eine weitere Neuerung ist die Erweiterung der Berechtigungsstruktur um ein Rollenkonzept. Rollen können Personen zugeordnet werden und bestimmen, auf welche Archive Zugriff besteht, welcher Art der Zugriff ist (lesend oder Vollzugriff) und welche Dokumente und Indexfelder sichtbar und editierbar sind. Durch das Rollenkonzept können die Berechtigungen also bis auf Feldebene gesteuert werden. Weiterhin wird in den Rollen definiert, welche Dokumentfunktionen dem Anwender zur Verfügung stehen, z.B. in Postfach weiterleiten, Dokumente einem Vorgang hinzufügen, etc.
Modernisierung der Benutzeroberfläche
Die PHOENIX Documents Version 5 wurde auch zum Anlass genommen, um die über die Jahre gewachsene Menüstruktur neu zu ordnen. Damit folgt man dem Anspruch, dem Anwender eine schlanke und aufgeräumte Oberfläche zu bieten, in der dieser sich schnell zurecht findet.