SCHWENK migriert QM-Handbücher von XERI zu VSB.Docs
Ulm / Lichtenfels: SCHWENK Zement, Hersteller und Lieferant von Baustoffen, steckt viel Leidenschaft und Begeisterung in die stetige Weiterentwicklung seiner Baustoffe und Rohstoffe. Das schließt auch die Optimierung von Prozessen und Strukturen mit ein. Aus diesem Grund hat sich SCHWENK im Jahr 2021 zur Migration der internen Management-Handbücher von der HCL Domino-basierten Lösung XERI auf die moderne, prozessbasierte Lösung VSB.Docs entschieden. Nun wurde das Migrationsprojekt erfolgreich abgeschlossen.
Seit 175 Jahren ist SCHWENK Zement ein zuverlässiger und innovativer Partner der Bauindustrie und wird heute in 5. Familiengeneration geführt. Das macht SCHWENK zu einem der ältesten familiengeführten Unternehmen der deutschen Baustoffindustrie. Alt bedeutet aber keineswegs veraltet. Davon zeugen die vielen Produktinnovationen im Bereich der Baustoffe. Außerdem legt man bei SCHWENK auch großen Wert auf moderne und effiziente Softwarelösungen.
Im Zuge der Migration von HCL Notes nach Microsoft 365 musste auch eine Nachfolgelösung für die Dokumentenlenkung gefunden werden, über die verschiedene Management-Handbücher abgebildet waren. Diese wurden bisher über die Software XERI auf einem HCL Domino Server verwaltet.
VSB ist bereits seit über 15 Jahren ein zuverlässiger IT-Partner für SCHWENK. Anfangs lag die Betreuung des Groupware-Systems Lotus Notes und der Dokumentenlenkung XERI des Herstellers PLATO im Fokus. Mit der Migration nach Microsoft 365 kam der Bedarf nach einer Plattform für die effiziente Prozessdigitalisierung, möglichst programmierfrei. Hier konnte VSB mit WEBCON BPS eine moderne, leistungsfähige und bezahlbare Lösung bieten, die alle Anforderungen seitens SCHWENK erfüllte. Der erste implementierte Prozess war die Digitalisierung von Projektanforderungen, nun folgte mit VSB.Docs eine weitere Lösung auf Basis von WEBCON BPS.
Komplexe Herausforderung – Migration der Notes-basierten Lösung XERI nach VSB.Docs
VSB.Docs ist eine Standard-Anwendung für die Abbildung gelenkter Dokumentationen und unterstützt neben den gängigen Funktionen wie Dokumentenlebenszyklus mit Prüfungen und Freigaben, Audit-Trail, Versionierung, überwachten Querverweisen, Papierstandorten, Kenntnisnahmen uvm., auch mehrsprachige Inhalte. VSB.Docs ist eine Prozessanwendung auf Basis der Low Code Plattform WEBCON BPS.
Im Zuge der Migration wurden zwei XERI-Systeme zu einem VSB.Docs-System zusammengeführt. Dabei wurden deutsche und englische Inhalte und Konfigurationswerte übernommen. Die Bestandsdokumente wurden in drei verschiedene Management-Systeme in VSB.Docs überführt.
Während der Migration, die über ein von VSB entwickeltes Migrationstool abgewickelt wurde, wurden mehr als 2 Mio. Datensätze bewegt. Mehr als 300.000 Einzeldokumente aus den beiden XERI-Systemen wurden zu ca. 27.000 Dokumenten in VSB.Docs zusammengeführt. Es wurden nicht nur aktive (=gültige) Dokumente übernommen, sondern zur Erfüllung der Nachweispflichten auch bereits außerkraftgesetzte Dokumente und Versionen. Selbstverständlich wurden auch in Bearbeitung befindliche Dokumente übernommen und den korrekten Bearbeitern in VSB.Docs zugewiesen.
VSB war für uns der ideale Partner für dieses Projekt, da tiefes Knowhow zu XERI vorhanden ist, VSB mit VSB.Docs eine moderne und flexible Nachfolgelösung anbietet und auch die vollständige Migration der Inhalte sicherstellen konnte. Das hat in Summe zu einem unschlagbaren Paket geführt und wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis.
Ergänzend zur Dokumentenlenkung VSB.Docs bietet VSB die Maßnahmenverwaltung VSB.Actions an.