QM-Lösungen für Handbuch, Audit und Maßnahmen

Qualitätsmanagement ist ein weites Feld und bezeichnet vereinfacht ausgedrückt alle Maßnahmen zur Kontrolle, Sicherung und Verbesserung der Qualität produzierter Güter und erbrachter Dienstleistungen. Hierfür werden Regelungen aufgestellt und Prozesse dokumentiert. Grundlegende Bereiche des Qualitätsmanagements sind die Handbuchverwaltung, Auditmanagement und Maßnahmenverwaltung.

Bei der Handbuchverwaltung liegt der Schwerpunkt auf der Abbildung des kompletten Dokumentenlenkungszyklus, der revisionssicheren Nachvollziehbarkeit aller Dokumentenaktionen und der zuverlässigen Bereitstellung freigegebener Versionen für die Handbuchnutzer. Diese müssen ihre relevanten Dokumente schnell und komfortabel finden, sowohl über die Kapitelstruktur, als auch über eine Prozessdarstellung oder Volltextsuche.

Dokumentenlenkung

Dokumente durchlaufen einen nachvollziehbaren und strukturierten Lenkungsprozess. Dieser besteht aus der Erstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung. Nach einer festgelegten Zeitspanne wird das Dokument wieder zur Überarbeitung oder Außerkraftsetzung vorgelegt.

Dokumente finden

Eine wichtige Aufgabe einer gelenkten Dokumentation ist es, dem Anwender das richtige Dokument zum richtigen Zeitpunkt vorzulegen. Außerdem muss der Zugriff auf Dokumente nach verschiedenen Kriterien möglich sein, z.B. nach Kapitelstruktur, Prozessen oder freier Suche.

Erfüllung relevanter Normen

Je nachdem welches Handbuch abgebildet wird, bestehen verschiedene branchenspezifische normative Anforderungen oder gesetzliche Regularien. Diese müssen ganzheitlich abgedeckt werden.

Unterstützung des Auditprozesses

Der Auditprozess besteht aus verschiedenen Phasen wie Planung, Durchführung, Auswertung, Maßnahmen und Dokumentation. Diese müssen unterstützt und firmenspezifische Standards, z.B. Fragebögen, etc. berücksichtigt werden.

Zentrale Maßnahmenverwaltung

Maßnahmen entstehen aus vielen unterschiedlichen Quellen, z.B. Audits, KVP, Projekte uvm. Über ein zentrales Maßnahmenmanagement können alle Maßnahmen transparent und nachvollziehbar erfasst und bearbeitet werden. Maßnahmen können in weitere Untermaßnahmen aufgeteilt werden oder auch über eine Schnittstelle automatisiert erzeugt werden.

Flexibles Rechtekonzept

Egal ob es sich um Dokumente im QM-Handbuch, Informationen zum Auditprozess oder um Maßnahmen handelt, stets muss die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet sein. Eine flexible und granulare Berechtigungssteuerung ist daher eine Grundvoraussetzung.

Motivation für die Einführung einer QM-Lösung

Durch die hohe Standardisierung und Normierung im Qualitätswesen, können Abläufe und Aufgaben sehr gut durch geeignete QM-Software unterstützt werden.

Die Einführung einer QM-Lösung kann bei erfolgreicher Umsetzung folgenden Nutzen erzielen:

Keine veralteten Dokumente im QM-Handbuch
Definition mitgeltender Unterlagen sehr einfach möglich
Komfortable Suche und Anzeige von QM-Dokumenten durch die Handbuchnutzer
Weltweiter Zugriff auch für externe Mitarbeiter problemlos möglich (Webbrowser)
Anwender haben ausschließlich Zugriff auf veröffentlichte Dokumente
Automatische Archivierung alter Versionen oder außerkraftgesetzter Dokumente
Dokumentenlebenszyklus ist lückenlos nachvollziehbar und auditsicher
Automatische Konvertierung in ein Langzeitformat, z.B. PDF
Auf das Handbuch kann über verschiedene parallele Sichten zugegriffen werden, z.B. Kapitel, Prozesse, Geltungsbereiche, etc.