Handbuchverwaltung und gelenkte Dokumentationen mit VSB.Docs
VSB.Docs ist eine Lösung für die Abbildung digitaler Handbücher und gelenkter Dokumentationen jeglicher Art. Eine gelenkte Dokumentation ist jede Form von Handbuch, bei der die Erstellung, Freigabe und Veröffentlichung des Inhaltes einem kontrollierten, geregelten und nachvollziehbaren Prozess unterliegen muss, z.B. QM-Handbücher, Umwelthandbücher, Produktdokumentationen, etc.
Dokumentenlenkung VSB.Docs: Auf einen Blick
Abbildung des kompletten Dokumentenlebenszyklus
Mehrsprachige Benutzeroberfläche
Beliebige überwachte Sprachversionen je Inhaltsdokument
Unterscheidung von Dokumentversionen und Sprachversionen
Vollständige Historie des Prüf- und Freigabeverfahrens
Umfangreiche und flexible Konfigurationsmöglichkeiten
Mehrsprachige Dokumenttypen steuern Inhalt und Verhalten eines Dokumentes
Einheitliches Layout durch mehrsprachige Inhaltsvorlagen (MS Word)
Inhaltsbearbeitung über MS Word oder Rich Text im Browser
Automatische Konvertierung nach PDF
Automatische Archivierung der Vorversion bei Veröffentlichung einer neuen Version
Unterstützung von überwachten Papierstandorten
Unterstützung externer Mailverteiler bei Veröffentlichung (Zustellung als PDF)
Unterstützung von zeitgesteuerten und Vorabveröffentlichungen
Darstellung des Inhaltes nach verschiedenen Aspekten, z.B. Prozesse, Geltungsbereiche, Kapitel, Kategorien, Sachgebiete
Überwachte Kenntnisnahmen
Überwachte mitgeltende Unterlagen (Querverweise)
Automatische oder manuelle Dokumentcodierung
Permanente URL je Dokument ermöglicht sichere Referenz aus Drittsystemen und liefert immer die aktuell gültige Dokumentversion
Konfigurierbare Berechtigungen bis auf Dokumentebene
Anmerkungen durch Leser zu gültigen Dokumenten mit Benachrichtigung des Autors
Zugriff über Webbrowser oder mobile Endgeräte
Als technologische Basis für VSB.Docs dient die BPM- und Workflowmanagement-Plattform WEBCON BPS, die bereits alle wichtigen Funktionsbausteine und Workflowkomponenten im Standard mitbringt und dadurch eine wirtschaftliche Implementierung der Lösung ermöglicht. Ein zusätzlicher Mehrwert ist, dass mit WEBCON BPS beliebige Prozessanwendungen programmierfrei erstellt werden können, d.h. zusätzlich zur Dokumentenlenkung erhält der Kunde eine vollwertige und moderne Plattform für die Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse.
Typische Einsatzbereiche der Dokumentenlenkung VSB.Docs
Managementsysteme
Qualitätsmanagement
Umweltmanagement
Arbeitssicherheit
etc.
Marketing- und Vertriebsdokumentationen
Präsentationen, Broschüren, Flyer
Preislisten
Argumentationshilfen, Battlecards
Leitfäden und Checklisten
Vorgabedokumentationen einer Organisation
Organigramme, Ablaufdiagramme und Prozessbeschreibungen
Herausragende Merkmale der Dokumentenlenkung VSB.Docs
Abbildung des kompletten Dokumentenlebenszyklus
Der komplette Lebenszykus eines gelenkten Dokumentes ist abgebildet, beginnend mit der Erstellung und Bearbeitung, über die Prüfung, Freigabe und Veröffentlichung bis zur Außerkraftsetzung und Archivierung. Die Veröffentlichung einer neuen Dokumentversion führt automatisch zur Archivierung der Vorversion.
Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
Durch die umfangreichen und flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten, kann die VSB Dokumentenlenkung sehr einfach vom Kunden selbst an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, z.B. für Dokumenttypen, Verantwortlichkeiten, Papierstandorte, Verteiler, Suchattribute, Inhaltsvorlagen, Inhaltssprachen, Prozesse, Geltungsbereiche, Kategorien, Kapitel, Sachgebiete, etc.
Überwachte Sprachversionen je Inhaltsdokument
Zu jeder Version eines Inhaltsdokumentes kann es mehrere Sprachversionen geben. In welchen Sprachen Inhaltsdokumente erstellt werden können, wird über die Konfiguration gesteuert. Wird das Hauptdokument geändert, erhalten alle Verantwortlichen von abhängigen Sprachversionen eine Benachrichtigung, um ggf. die zugehörige Sprachversion anzupassen.
Überwachte Papierstandorte
Nicht an jedem Arbeitsplatz im Unternehmen besteht Zugang zum digitalen Handbuch, sondern manchmal existiert auch ein Papierordner. Wurde einem Dokument ein Papierstandort zugewiesen, dann erhält der Verantwortliche für den Papierstandort bei Veröffentlichung einer neuen Dokumentversion eine Aufforderung zur Aktualisierung des Papierordners. Durch aktive Rückmeldung der Aufgabe kann die Ausführung überwacht werden.
Vorabveröffentlichungen und zeitgesteuerte Veröffentlichungen
Dokumente können vorab veröffentlicht werden, d.h. diese werden mit einem konfigurierbaren Vorlauf in Tagen vor der offiziellen Inkrafttretung bereits im Leserbereich zur Verfügung gestellt, damit ggf. notwendige Maßnahmen zur Umsetzung neuer Anweisungen fristgerecht erledigt werden können. Ebenso können Dokumente zeitgesteuert mit einem zukünftigen Datum freigegeben werden. Diese werden dann zum Stichtag automatisch veröffentlicht.
Darstellung des Handbuches nach verschiedenen Aspekten
Die Dokumentation kann nach verschiedenen Sichtweisen dargestellt werden, je nach Anforderung und Vorliebe des Anwenders. Zur Verfügung stehen die Anzeige nach Prozessen, Geltungsbereichen, Kapiteln, Kategorien, Sachgebieten und über eine klickbare grafische Navigation, die in MS Visio erstellt und in die VSB Dokumentenlenkung eingespielt wird.
Erfassung von Anmerkungen durch Leser
Eine wichtige Komponente zur Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) ist die Möglichkeit für Leser, zu gültigen Dokumenten Anmerkungen erfassen zu können. Über diese wird der Autor des Dokuments benachrichtigt und die Anmerkungen können in einer neuen Dokumentversion berücksichtigt werden. Alle Anmerkungen sind direkt beim jeweiligen Inhaltsdokument sichtbar.
Überwachte mitgeltende Unterlagen (Querverweise)
Zu jedem Lenkungsdokument können mitgeltende Unterlagen, sog. Querverweise, erstellt werden. Diese stehen dem Leser des freigegebenen Dokumentes dann zur Verfügung. Wird ein Dokument geändert, auf welches verwiesen wird, dann erhält der Autor des verweisenden Dokumentes eine Benachrichtigung, damit er die weitere Sinnhaftigkeit und Plausibilität seines Verweises prüfen, bzw. korrigieren kann.
Intuitives Web Portal für Anwender
Für Anwender steht ein browserbasiertes Portal zur Verfügung, welches als digitaler Desktop für alle prozessgesteuerten Anwendungen dient. Hier hat der Anwender sofort Zugriff auf alle Anwendungen, auf die er berechtigt ist, z.B. je nach Rolle (Bearbeiter, Leser, Admin).
Flexible und strukturierte Suche
Die Suche nach Dokumenten kann entweder über eine freie Volltextsuche erfolgen, oder über eine feldbasierte Suche zur schrittweisen Einschränkung der Trefferliste. Welche Felder in der Suche zur Verfügung stehen, kann konfiguriert werden.
