Unternehmensbeschreibung

Die Fa. maxit Baustoffwerke sind seit über 20 Jahren erfolgreich in der Baubranche tätig. Allerdings reicht die Tradition der Firma bereits auf eine wesentlich längere Baustoffherstellung zurück. Denn bereits im Jahr 1870 entstand das erste Gipswerk unter den Gipsbergen in Krölpa. Was sich aus diesen Anfängen vor rund 120 Jahren entwickelt hat, kann sich sehen lassen. Insgesamt 4 Baustoffwerke in den neuen Bundesländern mit den Werken Krölpa (1991), Leupahn (1992), Thörey (1995) und Dresden (2000) gehören heute zur maxit Baustoffwerke GmbH. Das Unternehmen ist eine 100-prozentige Tochter der Franken maxit GmbH & Co. KG aus Azendorf, an der wiederum seit 2007 der französische Konzern Companie de Saint-Gobain beteiligt ist. Derzeit sind in den 4 Werken rund 250 Mitarbeiter und 20 Auszubildende beschäftigt.

Hergestellt werden unter der Marke maxit Mauermörtel, Beton, Grundputze, Edelputze, Farben, Wärmedämmverbundsysteme, Fliesenkleber, Estriche/Bodenausgleichsmassen und Spezialprodukte. Dazu wird dem Kunden ein flächendeckender Außendienst für Thüringen, Sachsen und Teilen von Sachsen-Anhalt geboten. Nicht zu vergessen ist ein gewachsenes, umfassendes Know-how und Dienstleistungen in den Bereichen Maschinentechnik und Silos.

Im Jahr 2004 wurde bei den maxit Baustoffwerken ein Workflow für Eingangsrechnungen eingeführt. Es wurden Rechnungen in Papierform durch das Unternehmen geschickt. Man hat sich mit dem Workflow die Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit der offenen Rechnungen und des Genehmigungsstatus geschaffen.

Der Trend, dass von vielen Unternehmen immer mehr Rechnungen per PDF und Mail verschickt werden und von der Fa. maxit nach Eingang ausgedruckt und weiterverarbeitet werden mussten, verlangte nach neuen Lösungen.

Zielsetzung

Es musste also im Bereich der Rechnungsverarbeitung eine Möglichkeit gefunden werden um noch effizienter und kostensparender arbeiten zu können. Aus diesem Grund wurde von der Firma VSB eine automatische Rechnungseingangsverarbeitung integriert. Die Scan-Lösung (smartINVOICE) wurde von der Firma eks geliefert.

Vorteile

Die Vorteile der neuen Lösung liegen auf der Hand:

• Kostensparendes Arbeiten, da die Rechnungen aus dem Maileingang nicht mehr gedruckt werden
• Zeitersparnis, durch zeitiges Scannen stehen die Rechnungen schneller im System zur Verfügung und können schneller gebucht werden
• Übersichtlichkeit der Liquidität, da keine aufwendige Excel-Tabelle mehr notwendig ist

Ablauf

Der Ablauf ist wie folgt, die gescannten und per Mail empfangenen Eingangsrechnungen werden verarbeitet, dabei werden die gescannten Rechnungen in ein PDF umgewandelt. Weiterhin werden die Rechnungsinhalte übertragen. Dies erfolgt nach erfolgreicher Erkennung im Workflowsystem unter Mitgabe des PDF's der Originalrechnung. Weiterhin werden die Rechnungen automatisch getrennt nach mit und ohne Bestellbezug.

Lieferungen ohne Bestellbezug entstehen immer dann wenn es sich um keine explizite Bestellung handelt, sondern um Waren oder Dienstleistungen die aufgrund eines Rahmenvertrages geliefert werden. Die Rechnungen werden automatisch ergänzt um Rechnungspositionen, Gegenkonto, Kostenstelle und Projekt. Die Auswahllisten dafür kommen direkt aus dem Fibu-System (iSeries). Außerdem werden die Rechnungen per Workflow auf Plausibilität geprüft und nach Abschluss in die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung übertragen.

Für die Rechnungen mit Bestellbezug heißt das die Rechnungspositionen werden um Bestellnummer und Lieferscheinnummer ergänzt. Dies geschickt direkt aus der Warenwirtschaft heraus (iSeries) Es gibt auch die Möglichkeit die Zusatzkosten zu erfassen, wie z. B. Fracht, Verpackung, etc. Bei offenen Fragen kann die Rechnung optional an einzelne Mitarbeiter weitergeleitet werden. Nach Abschluss dieser Prozesse wird die Rechnung per Schnittstelle zum Einkaufssystem übertragen.

Nach durchlaufen der Prozesse werden die Eingangsrechnungen und die Prüfungshistorie automatisch unter Berücksichtigung der Kreditoren-Metadaten archiviert.

Fazit

Durch die Integration dieser Lösung wurde die Rechnungsverarbeitung deutlich effektiver, die Durchlaufzeit und die Nachvollziehbarkeit werden erhöht und die Transparenz des Rechnungsprozesses deutlich verbessert.