Baumüller setzt auf WEBCON BPS als strategische Plattform für Prozessdigitalisierung
Effizienz als Schlüssel zum Erfolg
Baumüller setzt auf WEBCON BPS als strategische Plattform für Prozessdigitalisierung
Antriebs- und Automatisierungssysteme von Baumüller sorgen für maximale Effizienz – sei es durch hochdynamische und präzise Antriebstechnik im Maschinenbau oder in energieeffizienten Mobilitätslösungen der Zukunft. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Effizienz des Gesamtsystems. Vom Antrieb bis zur Software optimiert der Hersteller Systeme durchgängig und stimmt diese perfekt auf kundenspezifische Anwendungen ab. Das Ergebnis: hohe Wirtschaftlichkeit auch bei komplexen Anwendungen. Baumüller begleitet seine Kunden über den gesamten Lebenszyklus hinweg – vom Engineering über die Inbetriebnahme bis hin zur vorausschauenden Wartung von Maschinen und Anlagen.
Im Jahr 2021 fiel bei der Baumüller Gruppe die Entscheidung zur Einführung einer Low-Code-Plattform für die Digitalisierung von unternehmensweiten Geschäftsprozessen. Der Kontakt mit VSB brachte die Lösung WEBCON BPS ins Spiel. Bereits die erste Präsentation überzeugte. Peter von Minnigerode, CIO bei Baumüller, hat den Anspruch formuliert, Prozesse als Kunde selbst digitalisieren zu können und nicht dauerhaft auf externe Beratung angewiesen zu sein. Dies konnte überzeugend dargestellt werden. Der beeindruckende Funktionsumfang im Standard rundete den positiven Eindruck ab. Dies führte nach einer Evaluierung weiterer Anbieter zur Entscheidung für WEBCON BPS als BPM-Plattform im April 2022.
Der Klassiker: Eingangsrechnungsverarbeitung
An diesem Prozess kommt kaum ein Unternehmen vorbei. Aber anstatt diesen wenig flexibel und teuer im bestehenden Dokumentenmanagementsystem (DMS) zu implementieren, wählte Baumüller WEBCON BPS als Plattform und integrierte EASY kurzerhand als rechtssicheres Archiv. Zusätzlich stehen den Anwendenden Daten aus dem ERP-System Infor in Echtzeit in den WEBCON-Formularen zur Verfügung. Eine Schnittstelle zu dem in den Service- und Projekt-Einheiten eingesetzten ERP Microsoft Business Central wurde ebenfalls konfiguriert. Per E-Mail eingehende Belege werden über die Standard-Exchange-Schnittstelle von WEBCON BPS abgeholt.
Mit diesem Basis-Setup ging der Prozess in vier Firmen (Mandanten) der Unternehmensgruppe, verteilt über fünf Werke, in den Echtbetrieb. Ungefähr 200 Menschen sind in diesen Prozess involviert und verarbeiten die Eingangsrechnungen vollständig papierlos pro Monat. Die Durchlaufzeit der Rechnungsprüfung konnte schon nach wenigen Wochen deutlich reduziert werden. Zusätzlich besteht nun eine vollständige Transparenz über den Prüf- und Freigabeprozess. Keine Belege gehen verloren oder bleiben liegen, denn auch die Vertretungsregelung ist in WEBCON BPS integriert.
Marc Reis, Projektleiter für WEBCON BPS bei Baumüller, hebt hervor, dass die agile Prozessentwicklung hervorragend funktioniert hat. Man hat mit einer Basisversion des Prozesses begonnen und über mehrere Monate hinweg regelmäßig neue, verbesserte Versionen des Prozesses ausgerollt. Dies erfolgte jeweils per Mausklick und hat trotz der enormen Anzahl aktiver Workflowinstanzen stets problemlos funktioniert. So konnte der Prozess Schritt für Schritt mit minimalem Verwaltungsaufwand und ohne Risiko verbessert werden. Damit wurde das interne Credo „Digitalisieren – Verbessern – Automatisieren“ vollständig erfüllt.
WEBCON hat es uns ermöglicht, unsere Durchlaufzeit der Rechnungsprüfung wesentlich zu verkürzen. Die Bearbeitung der Rechnungen ist sehr übersichtlich. Durch die umgehende Archivierung können wir jederzeit jede einzelne Rechnung einsehen und nachvollziehen. WEBCON ist eine große Bereicherung für unser Unternehmen und die Organisation ist sehr gut strukturiert.
Bearbeitung von Kundenanfragen zu bestehenden Aufträgen
Als weiterer Prozess mit hohem Mehrwert durch Digitalisierung wurde die Bearbeitung von Kundenanfragen zu bestehenden Aufträgen identifiziert und auch gleich konsequent mit WEBCON BPS umgesetzt. Die betreffenden Kundenanfragen lassen sich in Terminänderungen, Mengenänderungen und Stornierungen unterteilen.
Am Beispiel einer Anfrage zu einem Liefertermin lässt sich der Nutzen durch die Implementierung mit WEBCON BPS schnell erkennen. Die Kundenanfrage kommt per E-Mail oder telefonisch direkt bei dem zuständigen Sachbearbeitenden an. Diese starten den Prozess im Browser, legen ggf. die E-Mail über Drag & Drop in den Vorgang und ordnen die Bestell- oder Auftragsnummer zu. Hier unterstützt WEBCON BPS wirkungsvoll, indem die Nummern direkt aus Infor zur Auswahl angeboten werden und so eine komfortable Zuordnung der Anfrage zum Auftrag inklusive Auftragspositionen erfolgt. Vorher war das ein aufwändiger manueller Vorgang.
Es werden die für die Anfrage relevanten Positionen ausgewählt, denn die Anfrage muss nicht zwangsläufig den kompletten Auftrag betreffen. Es erfolgt die Eingabe des neuen Wunsch-Liefertermins und ggf. die Erfassung von Zusatzkosten, z.B. wegen Kurzfristigkeit. Sollte es sich um eine Dublette handeln, weil z.B. diese Anfrage bereits aus einer anderen Abteilung des Kunden gestellt wurde, dann wird dies erkannt und gemeldet. Wichtig ist für Baumüller auch die Kommentarfunktion, die Kommentare chronologisch mit Anwender und Zeitstempel darstellt. Auf Ebene der ausgewählten Auftragspositionen werden die zuständigen Werke und Ansprechpartner aus dem ERP-System ermittelt und die Aufgaben zur Prüfung der Machbarkeit verteilt. Dies war vorher wesentlich aufwändiger.
Die Intercompany-Kommunikation zwischen verschiedenen Werken wurde ebenfalls im Prozess berücksichtigt. Dies ist erforderlich, wenn z.B. bei einer Baugruppe bestimmte Teile aus einem anderen Werk stammen. Bei einer gewünschten Lieferterminanpassung müssen diese Werke in die Prüfung mit einbezogen werden.
Am Ende wird dem Kunden mitgeteilt, ob die Anfrage erfüllt werden kann. Die Auftragsbearbeitung plant entsprechend um und fügt den Auftrag ein..
Aufgrund des hohen Auftragsbestands werden derzeit monatlich sehr viele Kundenanfragen zu bestehenden Aufträgen über diesen Prozess abgewickelt. Diese sind nun vollständig dokumentiert, nachvollziehbar und transparent. Keine Anfrage bleibt dank Vertretungsverwaltung liegen und es ist bereits nach drei Wochen eine spürbare qualitative Verbesserung des Anfrageprozesses eingetreten.
Im Bereich des Managements von Kundenbestellungen / Kundenaufträgen im ERP haben wir mit WEBCON ein zentrales Anfrage-Tool geschaffen, womit wir nun Termine, Mengen und Stornierungen innerhalb des Unternehmens effektiv managen können. Ziel war dabei, in den Prozessen die Mail-Flut und Mehrfachbearbeitungen zu eliminieren, die Prozesse zu vereinfachen, zu strukturieren und zu optimieren. Das ist uns dank WEBCON gut gelungen. Der weitere Ausbau hat bereits begonnen.
Ausblick
Nach dem Prozess ist vor dem Prozess. Bereits jetzt liegen der IT-Abteilung viele weitere Anforderungen aus Fachabteilungen, aber auch eigene Ideen vor. Als nächstes werden verschiedene Freigabeprozesse aus SharePoint nach WEBCON BPS überführt und auch der Mitarbeitereintritt mit automatischer Erstellung von Accounts steht ganz oben auf der Liste. Es bleibt spannend und das Team rund um Peter von Minnigerode freut sich auf die Umsetzung der nächsten Prozesse.