Josef Rädlinger nutzt WEBCON BPS zur Prozessoptimierung
Kunde
Die Josef Rädlinger Unternehmensgruppe ist in der Baubranche in den Bereichen Verkehrswegebau, Asphaltbau, Hochbau, Ingenieurbau sowie Netz- und Rohrleitungsbau tätig. Bundesweit hat die Unternehmensgruppe neun Standorte und rund 1.800 Mitarbeiter.
Gegründet wurde das Bauunternehmen bereits 1963 von Namensgeber und Seniorchef Josef Rädlinger. Seither hat das familiengeführte Unternehmen seinen Hauptsitz in Windischbergerdorf bei Cham in der Oberpfalz.
Visitenkartenmanagement
Bei der Josef Rädlinger Unternehmensgruppe wurden mehrere Prozesse mit der WEBCON Business Process Suite (BPS) selbstständig umgesetzt. Ein sehr aktiver Prozess ist das Visitenkartenmanagement, bei dem die Bestellung der Visitenkarten automatisiert und dadurch deutlich vereinfacht wurde.
Vor Einführung der WEBCON BPS wurden die benötigten Visitenkarten von jedem Mitarbeiter separat in der Marketingabteilung per Mail beauftragt, wo die Bestellungen gesammelt, das Layout erstellt und die Bestellung bei der Druckerei in Auftrag gegeben wurde.
Dieser Ablauf konnte durch die Digitalisierung deutlich vereinfacht werden. Die Visitenkarten werden nun in WEBCON BPS beantragt und gehen dann in die Marketingabteilung. Dort werden die Daten als Excel exportiert und die gesammelten Anträge an die Druckerei gesendet. Für den Mitarbeiter ist es zu jeder Zeit möglich den aktuellen Bearbeitungsstatus der Visitenkartenbestellung in WEBCON BPS selbstständig abzurufen.
Ein großer Vorteil von WEBCON BPS liegt in den Schnittstellenmöglichkeiten. Diese machen es möglich „Brücken zu schlagen".
Thomas Dengler Unternehmensentwicklung JR Unternehmensgruppe
Fuhrparkverwaltung
Vor Einführung der Fuhrparkverwaltung mit WEBCON BPS wurde bei Ausgabe eines neuen Firmenfahrzeugs mit hohem Kommunikationsaufwand und dezentraler Datenpflege in Form von Excel Listen die akkurate Besteuerung sichergestellt.
Der Fokus bei diesem Prozess liegt auf der Vereinfachung und automatisierten Aufgabenzuweisung bezüglich Firmenfahrzeugversteuerung. Dies betrifft Neuanschaffungen und den Fahrzeugwechsel. Da sich in diesen Fällen der Bruttopreis und die Versteuerung ändern, muss dies entsprechend in der Lohnabrechnung aktualisiert werden. Was vorher auf Zuruf funktionierte, wird jetzt durch WEBCON BPS strukturiert und die Berechnung ist automatisiert.
Der Ablauf ist wie folgt: Es gibt zwei Workflows in diesem Prozess. Gestartet wird der erste in der Disposition, die über ein neues Firmenfahrzeug informiert und dieses mit allen notwendigen Daten in WEBCON anlegt. Im zweiten Prozess wird das verfügbare Fahrzeug einer bestimmten Person zugeordnet. Danach wird die Personalabteilung automatisch über die Nutzung des Firmenfahrzeuges informiert.
Fitnessstudio-Verwaltung
Der Prozess Fitnessstudio-Verwaltung begleitet die Anmeldung im firmeneigenen Fitnessstudio. Die Mitarbeiter melden sich mit der Beantwortung einiger Sicherheitsfragen an und im Anschluss geht die Anmeldung an die Personalverwaltung, wird dort geprüft und freigegeben. Der nächste Schritt geht an die IT-Abteilung, die den Zugangschip freischaltet. Mit der Bestätigung der Mitgliedschaft bekommt der Antragsteller eine Mail mit der Hausordnung des Studios.
Eingangsrechnungsprüfung
Ein Highlight der Prozessoptimierung mit WEBCON BPS ist die Eingangsrechnungsprüfung. Als erster Prozess wurde der Workflow Frühstücksabrechnung umgesetzt. Die Herausforderung dabei war, die korrekte Besteuerung des Frühstücks bei Übernachtungen durch Mitarbeiter weiter zu verbessern. In der Ausgangssituation wurden die Rechnungen gesichtet, kopiert und auf die zuständigen Sachbearbeiter aufgeteilt. Bisher war mit dieser Aufgabe ein sehr hoher verwaltungstechnischer und papierintensiver Aufwand einhergegangen.
Der vorbereitende Teil wird von den Rechnungserfassern erledigt. Diese setzen bei Eingang der Rechnung ins ERP-System einen zusätzlichen Haken, wenn eine Übernachtungsrechnung vorliegt und klassifizieren diese dadurch als relevant für die Lohnabrechnung.
WEBCON BPS fragt automatisiert in festen Zeitabständen das zentrale ERPSystem ab und generiert im Falle von neuen Übernachtungsrechnungen jeweils eine Aufgabe für den zuständigen Rechnungsprüfer. Dieser erfasst alle relevanten Daten (Anzahl Übernachtungen, Frühstückskosten, übernachtende Personen) und klärt etwaige offene Punkte durch Rücksprache mit den Bauleitern bzw. verantwortlichen Personen. Liegt keine Frühstücksposition in der Rechnung vor, kann diese durch den Rechnungsprüfer als nicht relevant deklariert werden. Durch dieses Vorgehen ist eine lückenlose Dokumentation der Abarbeitung aller relevanten Rechnungen gewährleistet und kann im Falle einer externen Prüfung entsprechend einfach nachgewiesen werden.
Mit WEBCON BPS bin ich sehr zufrieden. Nach der Einarbeitung durch VSB konnten alle Prozesse problemlos selbst umgesetzt werden. Unser Ziel ist auch bisher ein bereits bestehendes System einzusetzen und als führendes System zu belassen. Wenn keine Standardlösung verfügbar ist, wird WEBCON BPS eingesetzt. Ich sehe WEBCON BPS als Kit zwischen den Insellösungen. Die Prozesse laufen produktiv und fehlerfrei!