Fuhrparkverwaltung mit WEBCON BPS bei maxit Baustoffwerke GmbH
Kunde
Bauen ist maxit. Unter diesem Motto liefert maxit seit rund 25 Jahren die Baustoffprodukte, mit denen Architekten, Bauherren und die Handwerksbranche weltweit Visionen verwirklichen. Doch betrachtet man das Ganze etwas genauer, so kann die Firma maxit schon auf eine wesentlich längere Baustoffherstellungs-Tradition zurückblicken. Denn bereits im Jahr 1870 entstand das erste Gipswerk unter den Gipsbergen in Krölpa. Die maxit Baustoffwerke GmbH arbeitet seit ihrer Gründung 1991 vom Stammwerk in Krölpa kontinuierlich an ihrem Wachstum: Dazu gehören mittlerweile vier Baustoffwerke sowie eine pastöse Produktionsanlage.
Unter der Marke maxit werden Mauermörtel, Beton, Grundputze, Edelputze, Farben, Wärmedämmverbundsysteme, Fliesenkleber, Estriche/ Bodenausgleichsmassen und Spezialprodukte hergestellt. Nicht zu vergessen sind zudem ein gewachsenes umfassendes Know-how und Dienstleistungen in den Bereichen. Maschinentechnik und Silos. Auch betreibt maxit einen eigenen Tage- und Untertagebau. So kann ein Teil der Rohstoffe direkt gewonnen werden und haben kürzeste Transportwege zu den Verarbeitungsstätten. Beides hat die besten Voraussetzungen dafür geschaffen, dass das Werk in Krölpa zu den modernsten Gipswerken Europas zählt.
Ausgangssituation
Vor Einführung der WEBCON Business Process Suite (BPS) gab es für die „Fuhrparkverwaltung“ eine Vielzahl von Ordnern, in denen alle Dokumente die Firmenfahrzeuge betreffend, abgelegt wurden. Außerdem mussten die Dokumente an zwei unterschiedlichen Standorten verwaltet werden. Hierdurch konnte es vorkommen, dass die Unterlagen zu einem Fahrzeug nicht vollständig waren. Insgesamt werden ca. 200 Fahrzeuge, sowohl PKW als auch LKW, verwaltet. Für jedes einzelne Fahrzeug gab es in den Ordnern ein Fach pro Fahrzeug.
In diesem waren enthalten: Leasingvertrag, Zulassungbescheinigung, KFZ-Schein, evtl. Schadensmeldungen etc. Diese Lösung war sehr umständlich und zeitraubend. Daher mussten die Abläufe dringend optimiert werden. Da die flexible, moderne und leistungsfähige Plattform WEBCON BPS bereits von maxit im Bereich „Mitarbeitereintritt“ genutzt wurde, bot es sich an auch die Fuhrparkverwaltung digital umzusetzen und somit weitgehend zu automatisieren.
Nach der Übernahme der Fuhrparkorganisation durch eine neue Mitarbeiterin, wurde die unübersichtliche Vorgehensweise mit vielen Ordnern und Dokumenten für die Fahrzeuge offenbar. Es war extrem schwer in diesem bisherigen System den Überblick zu behalten. Nach einigen Gesprächen war die Idee geboren, dies alles über WEBCON abzubilden.
Anke Adler IT-Leiterin bei maxit Baustoffwerke GmbH
Vorteile durch den Einsatz von WEBCON BPS
- Zeitersparnis
- Mehr Übersicht
- Leichtere Handhabung
- Strukturierter, systematischer und effizienter Verlauf der Prozesse
- Informationen eines Fahrzeuges liegen alle übersichtlich in einem Ordner in WEBCON BPS
- Einsparung von Lizenzkosten anderer Lösungen, da durch die Plattform WEBCON BPS viele Anforderungen abgedeckt werden können
- Alle Abläufe in der Fuhrparkverwaltung sind automatisiert, nichts wird mehr vergessen