Die Verwaltung von Verträgen kostet nicht unerheblich Zeit und birgt auch Risiken, z.B. durch das Verpassen von Kündigungsfristen. Besonders wenn die Verwaltung der Verträge nicht systemgestützt erfolgt, sondern manuell mit Aktenordnern und Excel-Tabellen, geht der Überblick schnell verloren.

Hinzu kommt, dass die manuelle Vertragsverwaltung passiv ist, d.h. eine Datei auf dem Fileserver oder ein Eintrag in einer Excel-Tabelle meldet sich nicht selbst beim Vertragsverantwortlichen und weist auf anstehende Fristen oder Aufgaben hin. Auch das automatische Führen einer Versions- und Änderungshistorie ist mit den üblichen Bordmitteln auf dem Fileserver nicht möglich.

Mit unserer Lösung VSB.Contracts für das prozessgesteuerte, digitale Vertragsmanagement bieten wir auf Basis der Business Process Management Plattform WEBCON BPS eine komfortable und intuitive Lösung für die Vertragsverwaltung. Der Zugriff erfolgt einfach und sicher über den Webbrowser oder über Ihr mobiles Endgerät.

Transparent und flexibel anpassbar

Das zentrale Element der Vertragsverwaltung ist die Vertragsakte. Diese beinhaltet den eigentlichen Vertrag und alle zugehörigen Anlagen. Zu einem Vertrag existieren verschiedene Metadaten wie Vertragspartner, Vertragsart, Vertragstyp, Vertragsverantwortlicher, diverse Fristen, etc. Die Metadaten stammen aus den Vertragsarten und Typen und können jederzeit erweitert werden.

Wichtige Stammdaten wie Adressen der Vertragspartner können von Ihrer Warenwirtschaft (ERP) importiert, bzw. direkt angebunden und im Vertrag zugewiesen werden. Durch die Word-Integration können neue Verträge direkt aus der Vertragsverwaltung heraus erstellt werden. Dazu können auch Vorlagen hinterlegt werden, die über einen Freigabeprozess abgesichert werden können. Neue Verträge können einen Bearbeitungsprozess mit mehreren Bearbeitern durchlaufen und auch einen Freigabeprozess. Unterzeichnete Verträge können als gescannte Dokumente per Drag & Drop mit in die Vertragsakte abgelegt werden.

Natürlich muss der interne Erstellungsprozess nicht durchlaufen werden. Wenn Sie fertige Verträge zur Unterschrift erhalten, dann legen Sie diese direkt als Vertrag an und profitieren von der aktiven Prozessüberwachung für Fristen, etc.

Der große Vorteil besteht in der flexiblen Anpassbarkeit. Alle Prozesse und damit verbundene Formulare können programmierfrei auch durch den Kunden selbst geändert werden.

Sie haben noch weitere individuelle Vertragsprozesse? Kein Problem, diese können problemlos als weitere Sub-Prozesse integriert werden. Nicht benötigte Prozesse deaktivieren Sie einfach. Maximale Flexibilität bei einfachster Anwendung.