Durch die Integration zwischen WEBCON BPS und DRACOON erweitern wir die Low Code BPM-Plattform WEBCON BPS um die Möglichkeit, Geschäftsprozessanwendungen um den sicheren und datenschutzkonformen Austausch von Dateien mit externen Geschäftspartnern zu erweitern.

Kombination von Best of Breed Lösungen

DRACOON und WEBCON BPS sind zwei führende Lösungen in ihrem jeweiligen Marktsegment. DRACOON bietet sicheres und DSGVO-konformes Enterprise Filesharing über verschiedene Clients hinweg, aktuell Web, Windows, Mac, iOS und Android.

WEBCON BPS ist eine moderne und flexible Low Code Plattform für die programmierfreie Implementierung von Geschäftsprozessanwendungen. Auch WEBCON BPS punktet mit einem intuitiven Web-Client und mobilen Apps.

Beiden gemeinsam ist der offene Integrationsansatz über REST Web Services, welche sich hervorragend für die Erstellung einer für den Anwender völlig homogenen Lösung eignen. Auf diese Weise können die herausragenden Eigenschaften beider Systeme zu einer leistungsstarken und voll integrierten Geschäftsanwendung kombiniert werden.

Use Case – Wirtschaftsprüfung

Unser Fallbeispiel bildet den Prozess „Wirtschaftsprüfung“ ab. Im Zuge der Prüfungsvorbereitung müssen verschiedene Unterlagen vom Mandanten bereitgestellt werden. Der Prozess wurde in WEBCON BPS modelliert und abgebildet. Das Anlegen eines DRACOON Datenraums mit entsprechender Ablagestruktur und Versenden eines Zugangs an den Mandanten erfolgt direkt und voll integriert aus der WEBCON BPS Anwendung heraus.

Der Prozess ist dabei sehr übersichtlich gehalten und bildet die wichtigsten Schritte ab:

Beim Start der Vorprüfung wird ein Datenraum für den Prüfvorgang in DRACOON zusammen mit der vom Prüfer vorgegebenen Ablagestruktur erstellt. Für den Mandanten wird ein Account erstellt und diesem per E-Mail zugesandt. Das Kennwort wird parallel als SMS gesendet. Das alles geschieht komplett automatisch im Hintergrund über REST Webservices-Aufrufe.

Der Mandant verwendet den komfortablen Web-Client von DRACOON, um die angeforderten Dateien in die jeweiligen Ordner zu legen. WEBCON BPS überwacht die Raumstruktur in DRACOON und aktualisiert den Status des jeweiligen Ordners in WEBCON BPS. So sieht ein Sachbearbeitender sofort, in welcher Rubrik der Mandant bereits Dokumente eingeliefert hat und kann diese sichten, mit der Bearbeitung beginnen und den Status aktualisieren.

Die Prozessteilnahme aus Sicht der Sachbearbeitenden beim Wirtschaftsprüfer erfolgt in WEBCON BPS. Für jeden Prüfungsvorgang existiert ein Prüfprozess.

Das Formular des Prüfvorgangs zeigt eine Statusübersicht, Infos zum Mandanten, zur konkreten Prüfung und eine Liste aller für die Prüfung erforderlichen Datenkategorien, getrennt nach Verhältnissen, z.B. rechtliche Verhältnisse oder wirtschaftliche Verhältnisse.

Über einen Link kann der Sachbearbeitende den DRACOON Datenraum direkt aus WEBCON BPS heraus öffnen und die Dokumente sichten.

Nach der Vorprüfung erfolgen die Hauptprüfung und die Freigabe durch einen Wirtschaftsprüfer. Das Testat wird am Ende in WEBCON BPS abgelegt und automatisch via Freigabelink über den DRACOON Datenraum an den Mandanten ausgeliefert. Damit endet der Prozess Wirtschaftsprüfung in unserer Fallstudie.

Berichte und Dashboards in WEBCON BPS bieten den Sachbearbeitenden und den Wirtschaftsprüfern eine transparente Übersicht über alle laufenden und abgeschlossenen Prüfungen.

Enormes Potenzial

Das skizzierte Fallbeispiel zeigt nur einige Möglichkeiten der Integration des sicheren Dateiaustausches über DRACOON mit Geschäftsprozessanwendungen, die mit WEBCON BPS implementiert wurden. Die REST API von DRACOON lässt keine Wünsche offen und ermöglicht eine vollständige Automatisierung aller Dateiverwaltungs-Operationen und administrativer Aufgaben.

Außerdem sind auch beliebige administrative DRACOON-Prozesse denkbar, z.B. ein Antragsprozess in WEBCON BPS, in dem ein Fachanwender einen DRACOON-Datenraum beantragt, die kostenstellenverantwortliche Person diesen freigibt und dieser dann automatisch erstellt, konfiguriert und dem Antragsteller als Link ausgeliefert wird. Auf diese Weise können komplette Datenraum-Lebenszyklen abgebildet werden, inkl. einer Löschung nach finaler Bestätigung.

Ein weiterer Prozess mit großem Potenzial ist der Bewerberprozess, der von der Bewerbung bis zum Onboarding durchgängig abgebildet werden kann und in allen Prozessschritten auf den sicheren und datenschutzkonformen Austausch, bzw. Bereitstellung von Dateien angewiesen ist. Die Kombination aus WEBCON BPS und DRACOON ermöglicht eine durchgängige und voll integrierte Lösung.

Wer sich für die DRACOON REST API interessiert, kann über die DRACOON Swagger-UI tiefer einsteigen.