Vom 02. – 04.10.2018 haben wir die internationale WEBCON-Konferenz WEBCON DAY 2018 in Krakau besucht. Neben einer perfekten Organisation und besten Voraussetzungen für ein tolles Networking, stand natürlich die neue Version WEBCON BPS 2019 im Vordergrund. Und was sollen wir sagen! Wir wurden nicht enttäuscht! Wir sind noch immer absolut begeistert von den neuen Möglichkeiten und der neuen Benutzeroberfläche!

Nachfolgend haben wir die wichtigsten Neuerungen für Sie zusammengefasst. Screenshots stehen uns leider noch nicht zur Verfügung.

WEBCON BPS 2019 wird im Dezember 2018 zur Verfügung stehen.

BPS Portal – SharePoint-freie neue Welt

Die größte und weitreichendste Neuerung ist das neue BPS Portal. Dieses bietet erstmalig in der Geschichte von WEBCON eine Möglichkeit, WEBCON BPS ohne SharePoint zu betreiben. Die neue Portal-Oberfläche ist optisch sehr stark an Power BI angelehnt und bietet nicht nur einen sehr guten optischen Eindruck, sondern lässt sich dank Nutzung der REACT-Technologie absolut intuitiv und smart bedienen. Page Loads o.ä. gehören der Vergangenheit an. Der Anwender realisiert nicht mehr, dass er sich in einem Browser befindet.

Auf dem Portal befindet sich aggregierte Taskzähler, die z.B. alle neuen, aktiven und überfälligen Aufgaben aus allen BPS Applikationen und Prozessen anzeigen. Ebenso werden häufig genutzte Anwendungen angezeigt. Vom Portal aus kann der Anwender direkt neue Prozesse starten oder seine anstehenden Aufgaben bearbeiten. Auch die neue Suche steht im Portal zur Verfügung.

Es sei angemerkt, dass mit der ersten 2019er Version bei einem komplett SharePoint-freien Betrieb ein paar Funktionen nicht zur Verfügung stehen werden, z.B. das gleichzeitige Bearbeiten von Office-Dokumenten durch mehrere Anwender. Eine vollständige Liste der nicht verfügbaren Funktionen werden wir nachliefern, sobald uns diese vorliegt. Setzt man im Background einen SharePoint Server ein, z.B. eine kostenfreie SharePoint Foundation 2013, dann stehen alle Funktionen zur Verfügung, auch wenn SharePoint im Frontend nicht auftaucht, sondern nur für die Abbildung einiger Backendfunktionen benötigt wird.

Schon jetzt zeichnet sich ab, dass die neue Portaloberfläche die klare Empfehlung darstellt, auch in einer SharePoint-Umgebung. Zu stark überwiegen die neuen Funktionen im Portal, die überzeugende Optik und der intuitive Umgang damit. Power BI zeigt, dass eine Fullscreen-Anwendung auch in SharePoint sinnvoll möglich ist. Gleiches gilt auch für WEBCON BPS.

Dashboards

Innerhalb des BPS Portals können nun Dashboards definiert werden, auf denen beliebige Inhalte zusammengestellt werden können. Die Bereitstellung zielgruppenspezifischer Dashboards innerhalb von Applikationen steigert das Benutzererlebnis deutlich. Auf einem Dashboard können Berichte (Listen), Start-Buttons für Prozesse, externe eingebettete Inhalte, Diagramme, Bilder, etc. kombiniert werden. Natürlich können Dashboards mit eigenen Rechten versehen werden.

Die Erstellung und Bearbeitung von Dashboards kann, entsprechende Berechtigung vorausgesetzt, sowohl direkt im BPS Portal im Browser erfolgen, als auch im Designer Studio. Die Änderungen sind synchron und stehen in beiden Clients sofort zur Verfügung.

Applikationen

Bisher war die höchste Ebene in der WEBCON BPS Struktur der Prozess. Ab BPS 2019 gibt es darüber noch die Applikation. Jeder Prozess ist mindestens einer Applikation zugeordnet. Auf diese Weise können thematisch verwandte Prozesse, z.B. aus dem Bereich Finanzen, in einer Applikation „Finanzen“ zusammengefasst werden. Applikationen können separat berechtigt werden. Auf diese Weise muss der Anwender nicht mehr aus einer Fülle verschiedener Prozesse auswählen, sondern öffnet seine Fachanwendung und kann von dort aus direkt alle Aufgaben bearbeiten oder neue Prozesse starten.

Ein Prozess wird zwar einer Applikation zugeordnet, kann aber als Referenz in beliebigen weiteren Applikationen eingefügt werden. So können Prozesse in mehreren Applikationen zur Verfügung gestellt werden, auch wenn diese physisch nur einmal existieren. Auch der Aufbau virtueller Applikationen ist damit möglich, die über keine eigenen Prozesse verfügen, sondern nur Referenzen auf Prozesse aus anderen Applikationen beinhalten. Der Vorteil einer virtuellen Applikation ist, dass darin dennoch eigene Dashboards definiert werden können, die sich auf die Inhalte und Funktionen der referenzierten Prozesse beziehen.

Neue Suchmaschine

Die neue Suchmaschine in WEBCON BPS 2019 basiert auf der Apache Lucene-Technologie und bietet dem Anwender eine Type-Ahead Suche über alle Elemente im System. Dies schließt nicht nur alle Inhalte ein, sondern auch die Menüstrukturen, Listen und Startbuttons. Die Suche ist extrem schnell und das Ergebnis lässt sich mit wenigen Mausklicks in Echtzeit filtern und weiter eingrenzen. Die Suche kann systemweit oder in der aktuellen Applikation ausgeführt werden. Eine Vorschau der Formulare (Vorgänge) ist direkt aus der Ergebnisliste möglich.

Preview von Attachments und Formularen

Die Vorschau von Dateianhängen war bisher eine Schwäche in WEBCON BPS. In der neuen Version wurde auch ein neuer Viewer integriert, der nun problemlos PDF, Office-Dokumente und E-Mails als Vorschau anzeigt.

Als sehr hilfreich erweist sich auch die neue Vorschaufunktion für Formulare. Ähnlich wie in Outlook können Anwender nun durch die Liste der offenen Aufgaben klicken und erhalten auf der rechten Seite sofort eine Vorschau des Vorgangs. Auf diese Weise kann schnell beurteilt werden, ob man den Vorgang in der vollständigen Maske öffnen möchte oder den Vorgang direkt über die Aktionsbuttons freigibt, ablehnt, etc. Da die Liste der Aufgaben mit wenigen Klicks gefiltert werden kann, stellt dies eine enorme Verbesserung der Produktivität bei der Bearbeitung offener Aufgaben dar.

Benutzerdefinierte Listen

Alle Listen, in WEBCON BPS 2019 Berichte genannt, können vom Anwender selbst angepasst werden, sofern der Designer dies zugelassen hat. Eigene Anpassungen schließen das Verschieben von Spalten, Hinzufügen weiterer Spalten, Sortierungen, Gruppierungen und diverse Filter mit ein. Diese Anpassungen können vom Anwender unter eigenem Namen gespeichert werden und stehen ihm dann in dem Bericht jederzeit per Mausklick zur Verfügung.

Favoriten

Quasi alle Elemente in WEBCON BPS 2019 können vom Anwender als Favorit gespeichert werden und stehen dann über ein permanent sichtbares Favoritenmenü zur Verfügung. Neben Dashboards können auch Berichte, Startbuttons, Formulare, Vorgänge oder selbstdefinierte Berichte als Favoriten gespeichert werden.

Neue Webparts für SharePoint und SharePoint Online

Die Integration der WEBCON BPS Funktionen in die SharePoint Oberfläche erfolgt weiterhin über Webparts. Diese werden in einer modernisierten Version ausgeliefert, die neue Funktionen wie Vorschau, REACT-Technologie und viele neue Möglichkeiten für Sortierung, Gruppierung und Filtern in den Listen bieten. Die Webparts stehen auch für Office 365 / SharePoint Online zur Verfügung.

Die Umstellung auf die neuen Komponenten kann selektiv erfolgen, da der Kunde dies je Prozess / Workflow / Maske definiert steuern kann, welche Display Technologie verwendet werden soll. Zur Verfügung stehen

• Klassisch mit alten Webparts
• Klassisch mit neuen Webparts
• Fullscreen (über BPS Portal)

Themes

Das Look & Feel des neuen BPS Portals kann über Themes angepasst werden. Neben ein paar mitgelieferten Themes können auch eigene Themes definiert werden. Auf diese Weise kann das Corporate Design eines Unternehmens effizient umgesetzt werden. Teil des Themes sind nicht nur Farben und Formatierungen, sondern auch das Logo.

Einbetten von WEBCON BPS Komponenten

WEBCON BPS 2019 Komponenten wie Formulare, Berichte, etc. können über einen einfach abrufbaren Embed-Code (iFrame) in beliebige andere Web-Anwendungen oder Websites integriert werden. Dies erhöht die Integrierbarkeit von WEBCON BPS in die Infrastruktur des Kunden deutlich und eröffnet viele neue Möglichkeiten, um z.B. Prozesse über eingebettete Formulare direkt aus einem Intranet zu starten, etc.

Import / Export kompletter Applikationen

Über die Import- und Exportfunktionen konnten bisher Prozesse zwischen verschiedenen WEBCON Systemen ausgetauscht werden, z.B. zwischen dem Entwicklungs- und Echtsystem oder dem Partner- und Kundensystem. Da die Benutzeroberfläche durch SharePoint Sites definiert wurde, wurden diese Einstellungen vom Export / Import nicht erfasst.

Durch die neue Strukturebene der Applikationen können nun komplette Applikationen inkl. aller Prozesse und Einstellungen der Benutzeroberfläche im BPS Portal, z.B. Dashboards, exportiert und importiert werden.

Office 365 Unterstützung

Ein zentrales Thema ist natürlich auch, wie Szenarien mit Office 365 / SharePoint Online unterstützt werden. Ein wichtiger Baustein ist hier, dass u.a. das Azure AD als Authentication Provider unterstützt wird, was SSO-Szenarien mit SharePoint Online und WEBCON BPS stark vereinfacht.

Für die Integration mit Office 365 stehen zwei Ansätze zur Verfügung. Beide Szenarien benötigen natürlich als Herzstück einen WEBCON BPS Server, der z.B. in einer Windows VM unter Azure installiert werden kann. On-Premise Komponenten sind nicht mehr notwendig.

Szenario 1: Integration des BPS Portal analog zu Power BI

Wenn Sie Office 365 starten und über ein entsprechendes Abo verfügen, können Sie Power BI direkt aus Office 365 als Fullscreen App starten. Auf die gleiche Weise kann das BPS Portal in Office 365 integriert werden. Beim Aufruf aus dem Office 365 App Menü startet das BPS Portal als Fullscreen App. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise, da dem Anwender hier die volle Benutzererfahrung des BPS Portals zur Verfügung steht und die mühsame Navigation durch viele einzelne SharePoint Sites entfällt.

Szenario 2: Integration von WEBCON BPS Webparts in SharePoint Sites

Die Kernfunktionen von WEBCON BPS für Berichte, Listen, Formulare, Startbuttons, Zähler, Diagramme, etc. stehen dem Kunden als Webparts zur Verfügung, die in eigene SharePoint Online Sites integriert werden können. Die Integration über Webparts kann natürlich parallel zur Integration des BPS Portals eingesetzt werden, wo es sinnvoll ist. Zentrale Funktionen des BPS Portals, z.B. die neue Suchmaschine, Favoriten oder die Portal-Navigation, stehen bei der Integration über Webparts nicht zur Verfügung.

Fazit:

WEBCON BPS 2019 legt die Messlatte im Bereich der Workflow Management und Low-Code Plattformen nochmals ein ganzes Stück höher. Das Benutzererlebnis im neuen BPS Portal ist einzigartig und hat das Potential für enorme Produktivitätssteigerungen. Durch die Möglichkeit des SharePoint-freien Betriebs können endlich auch Kunden begeistert werden, die SharePoint nicht einsetzen.

Wir können es kaum erwarten, im Dezember auf die neue Version zu wechseln und freuen uns schon riesig auf viele tolle Präsentationen und begeisterte Kunden!