Endlich ist es soweit! Seit heute steht die revolutionäre neue Version 2019 der BPM-Plattform WEBCON BPS zur Verfügung und kann von Kunden mit aktiver Wartung aus dem WEBCON Support-Portal heruntergeladen werden.

WEBCON bringt jedes Jahr eine neue Version von WEBCON BPS mit vielen neuen Funktionen und Verbesserungen, um die Verwaltung von Geschäftsprozessen immer einfacher und effizienter zu gestalten. Mit WEBCON BPS 2019 erfolgt ein Quantensprung in der Produktentwicklung seit 2006.

Die Office 365 Integration wurde komplett neu entwickelt und unterstützt nun Hybrid- und reine Online-Szenarien. SharePoint 2019 wird ebenso unterstützt, wie eine komplett SharePoint-freie Installation. Das neue B2B-Framework gestattet das Einbinden einzelner WEBCON BPS Komponenten in externe Applikationen.

Aus Sicht des Endanwenders begeistert das neue BPS Portal, ein digitaler Arbeitsplatz, der alle wichtigen Elemente von WEBCON BPS an einer Stelle zur Verfügung stellt: Klare, strukturierte Navigation, ultra-schnelle Suche, KI-basierte Unterstützung, Zugriff auf Prozesse und Formulare, etc.

Nachfolgend haben wir die aus unserer Sicht wichtigsten Neuerungen für Sie zusammengefasst. Die Screenshots sind aus der englischen Demoversion. Natürlich steht WEBCON BPS 2019 auch in Deutsch zur Verfügung.

BPS Portal

Neben der Möglichkeit, WEBCON BPS nun auch ohne SharePoint installieren und betreiben zu können, stellt das neue BPS Portal sicherlich die größte Neuerung dar. Auf einer modernen und intuitiven Web Portal-Seite stehen dem Anwender alle Funktionen und Informationen konsolidiert und übersichtlich zur Verfügung.

Das Portal bietet u.a. folgende Informationen und Funktionen:

• Strukturierte Navigation über alle Anwendungen und Prozesse hinweg
• Systemweite Echtzeit-Suche zum Auffinden jeglicher Art von Information oder Funktion
• Konsolidierte Aufgabenzähler zur Anzeige von neuen, zugewiesenen und überfälligen Aufgaben mit Drill-Down
• Häufig genutzte Anwendungen
• Verfügbare Anwendungen, gruppiert nach Kategorien

Verfügt der Kunde über die Artificial Intelligence (AI) Lizenz, dann bietet WEBCON BPS auch sinnvolle Vorschläge für Berichte und Listen in den Anwendungen oder schlägt neuen Benutzern Anwendungen vor, die andere vergleichbare Benutzer verwenden. Dies erleichtert besonders neuen Mitarbeitern den Einstieg in die Prozessanwendungen erheblich.

Echtzeit-Suche

Die Suchmaschine wurde in WEBCON BPS 2019 komplett ausgetauscht und bietet nun eine unerreichte Performance. Bereits während des Tippens schlägt WEBCON BPS passende Treffer vor, auch wenn sich Millionen von Datensätzen im System befinden.

Ein großer Mehrwert ist, dass die Suche nicht nur Inhalte findet, sondern auch Funktionen und Menüeinträge. So kann der Anwender über die Suche z.B. auch beliebige Prozesse schnell finden und direkt starten. Die Suche bietet auch eine direkte Vorschau von Formularen und Dateianhängen.

Applikationen

Bisher war ein Prozess die höchste organisatorische Ebene zur Strukturierung der einzelnen Workflows. Nun können mehrere Prozesse zu einer Anwendung zusammengefasst werden. Eine Anwendung bekommt einen aussagefähigen Namen, z.B. Finanzen, und beinhaltet alle zugehörigen Prozesse, z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung, Bonitätsprüfung, etc.

Zusätzlich können Dashboards in Anwendungen zur Verfügung gestellt werden, um dem Anwender mehr Transparenz zu bieten. Natürlich können Anwendungen auch separat berechtigt werden.

Eine Anwendung präsentiert sich dem Anwender im BPS Portal sehr aufgeräumt und übersichtlich. Sofern ein Ansprechpartner für die Anwendung hinterlegt wurde, wird dieser angezeigt, ebenso Kacheln zum Starten der in der Anwendung enthaltenen Prozesse. Auch eine Beschreibung der Anwendung und eigene Task-Counter für die eigenen Aufgaben in dieser Anwendung werden direkt im Portal angezeigt.

Dashboards

Dashboards stellen eine neue Möglichkeit dar, um den Anwendern zielgruppenspezifische Portale innerhalb von Anwendungen zur Verfügung zu stellen. Über Berechtigungen kann gesteuert werden, welcher Anwender welche Dashboards in einer Applikation zur Verfügung hat.

Auf einem Dashboard können folgende Informationen platziert werden:

• Elemente von WEBCON BPS, z.B. Task-Counter, Start-Kacheln, Berichte, etc.
• Statische Elemente, z.B. Bilder oder Texte
• Dynamische Elemente, z.B. YouTube Videos, Berichte aus BI-Lösungen, etc.

Ein Dashboard kann über Abschnitte und Spalten strukturiert werden. Dies kann entweder direkt im BPS Portal erfolgen, oder über den Designer Studio Client, entsprechende Berechtigung vorausgesetzt. Der Aufbau eines Dashboards erfolgt im WYSIWYG Stil, d.h. man sieht sofort wie das Dashboard aussehen wird.

Themes

Viele Kunden wünschen eine Anpassung der Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design. WEBCON BPS 2019 erlaubt daher die Anpassung der Farben und auch des Logos, um den Anwendern ein gewohntes Look & Feel zu vermitteln.

Kein SharePoint mehr erforderlich

Ja, es gibt sie tatsächlich. Kunden, die kein SharePoint im Einsatz haben und das auch nicht ändern möchten. Tatsächlich ist das unserer Erfahrung nach sogar die Mehrheit der Unternehmen, mit denen wir sprechen. Ab WEBCON BPS 2019 kann auch eine SharePoint-freie Installation erfolgen. Hierfür wird lediglich ein Microsoft IIS und ein Microsoft SQL Server benötigt.

Natürlich wird SharePoint weiterhin als Benutzeroberfläche unterstützt. Die SharePoint-Integration wurde sogar verbessert, d.h. die SharePoint-freie Installation ist keine Abkehr von SharePoint, sondern eine zusätzliche Betriebsmöglichkeit.

Erweiterte Office 365 Integration

Die bisherige Unterstützung für Office 365 durch das Einbetten entsprechender Web Parts wird weiterhin unterstützt. Zusätzlich besteht aber die Möglichkeit, das neue BPS Portal direkt in Office 365 als Fullscreen App zu integrieren. WEBCON BPS verhält sich dann genauso wie andere Office 365 Fullscreen Anwendungen, z.B. Power BI.

Auch aus technischer Sicht wurde die Integration deutlich verbessert, da nun der Azure AD Application Proxy für Single-Sign-on verwendet werden kann. Kombiniert mit der SharePoint-freien Installation von WEBCON BPS kann ein SharePoint Online only Szenario abgebildet werden.

Durch die vielen neuen Möglichkeiten im BPS Portal, empfehlen wir unseren Kunden die Verwendung des BPS Portals als Fullscreen App in Office 365.

Prozessfluss-Analyse

Als Antwort auf viele Kunden-Nachfragen wurde die Prozessfluss-Analyse als neue Funktion aufgenommen. Mit dieser Funktion kann ausgewertet werden, wie viele Instanzen eines Workflows in einer bestimmten Zeit gestartet wurden, wie oft ein Prozessschritt aufgerufen wurde und wie oft die verschiedenen Pfade durchlaufen wurden.

Auswertungen über Prozesslaufzeiten waren bereits vorher schon möglich. Damit wurden die Möglichkeiten zur Analyse und Verbesserung von Prozessen nochmals verbessert.