Spalten aus Elementlisten in Berichten

Ausgewählte Spalten aus Elementlisten, z.B. Rechnungspositionen auf dem Formular einer Eingangsrechnung, können nun in Listen / Berichten im WEBCON BPS Portal verwendet werden. Die gewünschten Spalten werden wie üblich in der Berichtskonfiguration ausgewählt.

Wenn eine Elementliste mehrere Datensätze enthält, dann werden die übergeordneten Spalten aus dem Formular mehrfach (einmal je Elementlistensatz) angezeigt. Eine Elementliste lässt sich auch auf einen ausgewählten Datensatz beschränken.

Verwendung der SOLR Suchindex-Datenbank in Berichten

Wenn Listen und Berichte sich über mehrere Hunderttausend oder gar Millionen von Vorgängen erstrecken, kann es sinnvoll sein, als Quelle des Berichtes nicht die WEBCON-Datenbank zu verwenden, sondern die Index-Datenbank der SOLR-Suchmaschine. Dies erhöht die Performance erheblich. Alle bekannten Berichtsfunktionen, wie Darstellung als Tabelle oder Diagramm, Filter, Gruppierungen und Suchmöglichkeiten, werden voll unterstützt.

Für berechnete Spalten oder Filterausdrücke müssen dann Ausdrücke im SOLR-Format angegeben werden. Hierfür existiert eine separate Dokumentation unter https://lucene.apache.org/solr/guide/7_0/function-queries.html.

Spalten aus Elementlisten können hier nicht verwendet werden und es muss beachtet werden, dass die Index-Datenbank mit einer kleinen Zeitverzögerung aktualisiert wird. Neue Vorgänge sind also nicht sofort in den Berichten verfügbar, sondern erst nach der nächsten Indexaktualisierung.

Archivierte Vorgänge als Datenquelle für Berichte und interne Listen

Bisher war es nicht möglich, Daten aus archivierten Vorgängen in Berichte auf dem Dashboard anzuzeigen. Diese Einschränkung fällt nun mit der 2020 Version. Ab sofort können Daten aus archivierten Vorgängen in Berichten und internen Listen ohne Einschränkung als Datenquelle verwendet werden.

Einbinden von Power BI Berichten in Dashboards

Bei der Konfiguration von Anwendungsdashboards in WEBCON BPS können nun bestehende Power BI Berichte als Widgets nahtlos eingebunden werden. Hierzu muss WEBCON BPS zunächst im Azure AD registriert werden und eine Application ID erhalten. Diese wird in der WEBCON BPS Systemkonfiguration hinterlegt.

Wichtig: Anwender benötigen eine separate Power BI Lizenz gemäß dem Microsoft Lizenzmodell, damit diese Power BI Berichte anzeigen können.

Verwendung von Business Rules innerhalb von Form Rules

Business Rules stellen eine sehr flexible und mächtige Möglichkeit dar, um Geschäftslogik wiederverwendbar bereitzustellen. Bisher konnten Business Rules allerdings nicht als Bestandteil einer Form Rule ausgeführt werden. Form Rules sind zentrale Möglichkeiten, um ein Formular dynamisch zu gestalten. Durch die neue Möglichkeit, Business Rules auch innerhalb einer Form Rule ausführen zu können, wird der Aufbau dynamischer Formulare mit wiederverwendbaren Logik-Bausteinen deutlich erleichtert und die Produktivität gesteigert.

Diese Funktion ist für Formulare im älteren Classic Mode und für manuell in JavaScript erstellte Form Rules nicht verfügbar.

Neue Widgets für Dashboards

Bei der Erstellung eines Anwendungsdashboards können Anwender und Entwickler nun auf neue Elemente zugreifen und damit die Funktionalität eines Dashboards erhöhen.

Neue Widgets:

• Auffinden einer Workflow-Instanz über ID oder Nummer
• Kontaktdaten des zuständigen Anwendungsbetreuers
• Letzte Aktivitäten in dieser Anwendung
• Beschreibung der Anwendung
• Vorgeschlagene Berichte

Neue Gruppierung der Suchvorschlagsliste

Die Eingabe im globalen Suchfeld im WEBCON BPS Portal führte schon in der letzten Version zu einer intelligenten Vorschlagsliste während der Eingabe. In der neuen Version wird diese Vorschlagsliste zusätzlich in folgende Rubriken unterteilt: Anwendungen, Berichte und Listen, Startpunkte für Prozesse und Workflow-Instanzen. Dies erleichtert den Zugriff auf die gesuchten Elemente erheblich.

OCR Verifizierung nun auch in der Standalone Version

Ein Wehrmutstropfen bei der Freigabe der SharePoint-freien standalone WEBCON Version war bisher, dass die Verifizierung der über OCR und AI erkannten Informationen eines Beleges nur in einer SharePoint-Oberfläche möglich war, da das Modul für die Verifizierung nur als SharePoint-Webpart verfügbar war.

Diese Einschränkung wird nun endlich beseitigt und die OCR Verifizierung ist auch in der Modern Form in der Standalone Edition verfügbar.

Vorschau referenzierter Vorgänge aus einem Formular

Wenn in einem Formular Verweise auf andere Workflow-Instanzen enthalten sind, dann konnten diese bisher auch schon als Links dargestellt werden. Beim Anklicken der Links wurde dann die referenzierte Instanz geöffnet.

Neu ist, dass beim Klick auf einen Instanz-Link dieser nun als Vorschau geöffnet werden kann, ohne die ursprüngliche Maske verlassen zu müssen. Bei Bedarf kann der Anwender aus der Vorschau per Mausklick in die Volldarstellung der referenzierten Instanz wechseln. Dies steigert die Usability bei komplexeren Anwendungen erheblich.

Vorschau für Dateianhänge unterstützt das Wechseln zwischen mehreren Anhängen

Das Vorschaufenster für Dateianhänge hat nun Pfeile, mit denen einfach und schnell zwischen mehreren Dateianhängen im Vorschaufenster gewechselt werden kann. Ein Download-Button ermöglicht den direkten Download aus dem Vorschaufenster.

Berichte im Navigationsmenü verbergen

Auch diese neue Möglichkeit wurde sehnlichst erwartet. Bei der Gestaltung von Dashboards besteht häufig die Anforderung, dass dedizierte Listen und Berichte im Dashboard benötigt werden. Bisher konnte nicht verhindert werden, dass diese Berichte dann auch im Navigationsmenü für den Anwender als Auswahl zur Verfügung standen.

Über die neue Option kann dies nun verhindert werden, was zu einem deutlich abgespeckten Navigationsmenü führt und gleichzeitig die Möglichkeit eröffnet, Dashboards mit speziellen Listen und Berichten zu verbessern.

Dictionary Prozesse als Ersatz für SharePoint Listen

SharePoint-Listen waren als durch den Anwender selbst pflegbare Konfigurationslisten sehr beliebt und konnten auf einfachste Weise in WEBCON verwendet werden. So konnten mit minimalem Aufwand Schlüsselwortlisten erstellt werden, die der Anwender mit entsprechenden Zugriffsrechten pflegen konnte. Die WEBCON BPS Standalone Edition hatte bislang hierfür kein Ersatzkonzept. Man musste sich letztlich für jede durch den Anwender pflegbare Schlüsselwortliste einen eigenen kleinen Miniprozess definieren, um diese Anforderung umzusetzen.

WEBCON BPS 2020 führt nun das Konzept der Dictionary Prozesse ein, was im Prinzip nichts anderes ist, als je Schlüsselwortliste einen kleinen Prozess zu erstellen. Allerdings nimmt WEBCON dem Entwickler die Arbeit ab und erstellt den Prozess, die Maske und eine Datenquelle zum Prozess automatisch bei der Definition eines Dictionary Prozesses. Außerdem wird für einen Dictionary Prozess keine Prozesslizenz benötigt, wenn der Kunde mit Prozesslizenzen arbeitet.

Document Template Prozess für die Verwaltung von Dokumentvorlagen

Ähnlich wie beim Dictionary Prozess stellt auch der neue Document Template Prozess das Füllen einer Lücke dar, die in der SharePoint-integrierten WEBCON Version durch SharePoint Dokumentbibliotheken ausgefüllt wurde. Da SharePoint-Dokumentbibliotheken als Speicherort für Dokumentvorlagen in einer WEBCON Standalone Edition nicht verfügbar sind, musste eine eigene Funktion geschaffen werden.

Der Document Template Prozess unterstützt das Anlegen und Verwalten von Dokumentvorlagen durch berechtigte Anwender. Auch hier übernimmt WEBCON das Erstellen von Prozess, Maske und Datenquelle zum Prozess. Die über einen Document Template Prozess verwalteten Vorlagen können dann bei der Erstellung von Word, Excel, PDF und HTML Dokumenten verwendet werden.

Schutz importierter Prozesse vor versehentlicher Änderung

Beim Arbeiten mit DEV/TEST/PROD Umgebungen werden Prozessanwendungen über Export / Import von der TEST in die PROD Umgebung übertragen. Bestehende Prozessversionen werden dabei auf die jeweils neue importierte Version aktualisiert. Dennoch besteht die Gefahr, dass ein Entwickler nicht aufpasst und Änderungen versehentlich direkt im PROD System durchführt. Dies führt dann beim nächsten Import einer neuen Prozessversion aus DEV und TEST zu einem Problem.

In der neuen WEBCON Version werden durch Import erstellte oder geänderte Prozesse deutlich markiert und bei einer Änderung solcher Prozesse erfolgt eine Warnung.

SDK Erweiterungen für Modern Forms

Modern Form wird der neue und moderne Modus für das Rendern der Formulare im BPS Portal genannt. Der Classic Mode dient eher der Kompatibilität zu älteren Anwendungen, v.a. im SharePoint-Umfeld. Bisher waren die Möglichkeiten für die Erweiterungen von Feldern und das Erstellen eigener Feldtypen durch das WEBCON SDK bei Modern Forms eingeschränkt.

Ab der neuen Version können über das SDK eigene Feldtypen über JavaScript und REACT entwickelt und nahtlos verwendet werden. Die Kommunikation mit WEBCON erfolgt über die WEBCON JS API.

Weitere Änderungen, Neuerungen und Bugfixes

Nachfolgend finden Sie das vollständige Change Log für WEBCON BPS 2020.1.1 als PDF zum Download.