Neuerungen in WEBCON BPS 2022
WEBCON BPS 2022 steht in den Startlöchern und wird ab dem 13. Januar 2022 zum Download zur Verfügung stehen. Wir informieren Sie gerne schon vorab, auf welche Neuerungen Sie sich freuen können. Nachfolgend finden Sie einen Auszug wichtiger neuer Funktionen und Erweiterungen. Darüber hinaus wurden noch viele weitere kleine und größere Änderungen vorgenommen, die im unten angehängten Changelog ausführlich beschrieben sind.
Automationen
Automationen erweitern die Flow-Steuerung von Aktionen und Ausführungsbedingungen um eine zusätzliche Dimension. Dies erspart Workarounds, die in der Vergangenheit teilweise erforderlich waren und erleichtert die Konfiguration von Aktionsgruppen. Eine Automation fasst eine Gruppe von Aktionen zusammen und ist immer in die beiden Tabs „Allgemein“ und „Fehlerbehandlung“ gegliedert.
Automationen bieten drei wichtige Vorteile:
- Übersichtliche Darstellung und Verwaltung auch einer großen Anzahl von Aktionen
- Stabile Fehlerbehandlung durch das optional konfigurierbare Fehler-Tab. Jede Aktion aus der Automationsgruppe kann einen unterschiedlichen Fehlercode ausgeben, auf den im Fehler-Tab gesondert Bezug genommen werden kann.
- Lokale Parameter und zusätzliche Kontextvariablen erleichtern das Zwischenspeichern von Werten für die Flow-Steuerung. Lokale Parameter stehen nur innerhalb der Automation zur Verfügung.
Mit Einführung der Automationen in WEBCON BPS 2022 können keine Aktionen mehr direkt zu Triggern erstellt werden, sondern es wird immer zuerst eine Automation zum Trigger erstellt und darin die Aktionen konfiguriert. Die Automation kann einen Namen und eine Beschreibung haben, um die Geschäftslogik verständlicher zu gestalten.
Automationen können folgende Typen von Einträgen enthalten:
- Automationsvorlagen: Diese werden auf Prozessebene definiert und können in den Automationen als wieder verwendbare Elemente eingefügt werden.
- Aktionen: Beliebige Liste von Aktionen wie aus den Vorversionen bekannt. Die Ausführung erfolgt von oben nach unten.
- Operatoren: Dies ist eine mächtige Erweiterung, da hierüber Bedingungen formuliert werden können, die zu TRUE oder FALSE auswerten und die weitere Ausführung der Aktionen dadurch bedingt gesteuert wird. Die Ausführung kann über „Break with error“ abgebrochen werden, was zu einem Rollback der Automation führt und einen definierten Fehlercode zurückgibt.
Anzeige von Workflow-Instanzen in einer Kalenderdarstellung
Zusätzlich zur Darstellung von Workflow-Vorgängen als Tabelle, Grafik oder KPI kommt nun in WEBCON BPS 2022 die Kalenderdarstellung hinzu. In der Kalenderkonfiguration werden die Werte der Workflow-Instanz den Kalenderfeldern zugeordnet und ermöglichen dadurch eine Kontrolle, welche Felder für die Datumszuordnung, Titel, Ort, etc. herangezogen werden. Eine dynamische Definition der Farben ist ebenfalls möglich.
Neue Sammelbenachrichtigung
Sammelbenachrichtigungen sind E-Mails an Anwender, die eine gesammelte Aufstellung von Aufgaben aus verschiedenen Prozessen beinhalten und z.B. täglich versendet werden.
Die Konfiguration dieser Sammelbenachrichtigungen wurde komplett überarbeitet und verbessert. So können nun verschiedene Benachrichtigungen für unterschiedliche Gruppen von Prozessen erstellt werden. So können z.B. Benachrichtigungen für bestimmte Prozessgruppen zu unterschiedlichen Zeitpunkten versendet werden und ein unterschiedliches Aussehen haben. Oder es können separate Sammelbenachrichtigungen für neue, aktive oder überfällige Aufgaben erstellt werden.
Gleichzeitig wird in WEBCON BPS 2022 eine moderne E-Mail-Vorlage für Sammelbenachrichtigungen mitgeliefert, welches natürlich individuell angepasst werden kann.
Zusätzlich sind verschiedene neue Konfigurationsmöglichkeiten implementiert worden, z.B. das Aussetzen von Benachrichtigungen an Nicht-Arbeitstagen oder die Möglichkeit für Anwender, sich aus der Sammelbenachrichtigung selbst auszutragen (Opt-out) oder diese über das Portal wieder zu abonnieren.
Verbesserte Vertreterregelung
Die Konfigurationsmöglichkeiten für die Definition und Aktivierung von Vertretern wurden in WEBCON BPS 2022 deutlich erweitert und verbessert. So kann z.B. über globale Einstellungen festgelegt werden, wer als Vertreter zur Verfügung steht, wenn ein Anwender eine Vertretung erstellt und wer für wen Vertretungen erstellen darf.
Ein neuer Bericht zeigt übersichtlich alle aktiven Vertretungen, bzw. alle aktiven Vertretungen für mich. Weiterhin kann nun beim Erstellen der Vertretung zwischen den Modi „Aufgabendelegation“ und „Arbeiten im Namen von“ unterschieden werden. Im ersten Fall wird jede Aufgabe für eine zu vertretende Person gleichzeitig auch für die vertretende Person erstellt. Im zweiten Fall kann die vertretende Person die Identität der zu vertretenden Person annehmen und vollständig in deren Namen arbeiten.
Gleichzeitig kann definiert werden, ob die Vertretung für alle Prozesse gelten soll oder nur für ausgewählte Anwendungen und Prozesse.
Für den schnellen Überblick über fällige Aufgaben bei zu vertretenden Personen und zum komfortablen Umschalten „im Namen von“, wurde ein neues Widget im BPS Portal zur Verfügung gestellt. Dieses kann auch in Dashboards eingesetzt werden.
Eine Umschaltung auf eine zu vertretende Person ist auch aus dem Anwendermenü jederzeit möglich. In der Änderungshistorie eines Vorgangs ist ersichtlich, wenn Änderungen als aktiver Vertreter im Namen einer anderen Person durchgeführt wurden.
Komplette Zeile einer Liste einfärben
Bisher war es nur möglich, einzelne Spalten einer Liste, bzw. eines Berichtes einzufärben. Dies ist auch über Bedingungen möglich, z.B. wenn ein definierter Wert überschritten wurde, o.ä.
Schmerzlich vermisst wurde bisher allerdings die Möglichkeit, komplette Zeilen einzufärben, um z.B. Workflowvorgänge mit hoher Priorität besonders deutlich hervorzuheben. Diese Möglichkeit wurde nun mit WEBCON BPS 2022 geschaffen. Die Farbdefinition einer Zelle überschreibt dabei die Farbdefinition einer Zeile.
Klonen von Ansichten
Ein Bericht kann mehrere Ansichten mit verschiedenen Darstellungen und Selektionen enthalten. Der Anwender kann zwischen den verschiedenen Ansichten einfach umschalten. Neu in WEBCON BPS 2022 ist, dass sich Ansichten nun einfach duplizieren lassen. Dadurch können neue Ansichten sehr schnell auf Basis existierender Ansichten erzeugt werden. Das Klonen ist für öffentliche und private Ansichten verfügbar.
OAuth2-Authentifizierung bei Verwendung der REST API
WEBCON BPS 2022 unterstützt nun OAuth2-Authentifizierung bei der Verwendung der REST API für die Integration mit WEBCON BPS. Die Authentifizierung kann im Kontext einer Anwendung oder eines Anwenders erfolgen.
Die Konfiguration einer API-Anwendung erfolgt im Administrationspanel des BPS Portals. Neben dem Kontext-Typ wird durch die API-Anwendung auch ein Secret Key generiert und der Scope für Berechtigungen festgelegt.
