Neues Modul: Advanced Analytics Framework

Mit dem Advanced Analytics Framework bietet WEBCON BPS 2023 Möglichkeiten zur Nutzungsanalyse von Prozessanwendungen und Definition eigener prozessspezifischer KPI’s. Dies bildet die Basis für Optimierungen an den richtigen Stellen. In der Lizenz-Subscription ist das neue Modul in der Base Fee bereits enthalten. Als Kauf-Lizenz (perpetual) muss das Modul separat erworben werden.

Integrierte Berichte

Jede Prozessanwendung verfügt nun über einen neuen Analyse-Bereich, der sofort folgende Auswertungen bereitstellt:

• Anzahl der verarbeiteten Workflow-Instanzen (Aktiv, Abgeschlossen und Alle)
• Anzahl der Personen, die aktiv mit der Anwendung arbeiten
• Anzahl der aktiven Aufgaben in dieser Anwendung
• Durchschnittliche Aufgabendauer

Wenn Prozessanwendungen über mehrere Prozesse und Formulartypen verfügen, dann sind diese Auswertungen einzeln oder aggregiert verfügbar.

Ein weiterer integrierter Bericht zeigt die Nutzung von Prozessanwendungen auf der Zeitachse. So kann z.B. nachvollzogen werden, ob Änderungen an der Anwendung zu verkürzten Durchlaufzeiten oder weniger Zeitaufwand beim Ausfüllen von Formularen geführt haben. Durch den Fokus auf einen Zeitraum lässt sich das Auswertungsfenster eingrenzen.

Als äußerst hilfreich wird sich der neue Heatmap-Bericht mit multidimensionaler Analyse der Bearbeitungs- und Aufgabendauer erweisen. Mit dieser Grundlage lassen sich Engpässe in Prozessen und Workflows zweifelsfrei und schnell identifizieren und schaffen eine verlässliche Basis für wirkungsvolle Optimierungen.

Performance-Indikatoren

Das WEBCON BPS 2023 Advanced Analytics Framework bietet zusätzlich die Möglichkeit, eigene KPI’s zu definieren, die

• auf Basis einer Menge von Aufgaben über viele Prozessschritte hinweg berechnet werden,
• erweiterte Szenarien unterstützen, bei denen die Berechnung der KPI mehrfach unterbrochen und fortgesetzt werden kann,
• auf Basis definierter Arbeitstage und Arbeitszeiten berechnet werden.

Förderung des Engagements von Anwendern

Eine weitere Mission von WEBCON BPS 2023 ist es, prozessbeteiligte Personen besser in die Optimierung und Verbesserung von Prozessanwendungen einzubinden. Die Kommunikation zwischen der Fachabteilung und der IT soll durch integrierte Engagement-Funktionen innerhalb von WEBCON BPS erleichtert und gefördert werden.

Integrierte Verbesserungsvorschläge

WEBCON BPS 2023 bietet für nahezu jedes Anwendungselement, z.B. Formulare, Berichte, Dashboards, eine integrierte Funktion für die Erfassung von Verbesserungsvorschlägen. Die erfassten Vorschläge können von anderen Anwendern eingesehen, kommentiert und bewertet werden. Ausgewählte Vorschläge können direkt an einen Ticket-Prozess oder ein externes Ticket-System als Change gesendet werden. Der Status der Verbesserungsvorschläge kann aktualisiert werden, damit die Anwender über den Fortschritt informiert sind.

Durch die Integration der Verbesserungsvorschläge direkt in die WEBCON-Oberfläche, werden Prozessteilnehmer aus Fachabteilungen viel besser in die Prozessoptimierung eingebunden und können die Weiterentwicklung von Prozessanwendungen sehr komfortabel beeinflussen und mitgestalten.

Änderungen von Label-Texten und Objektnamen direkt im WEBCON BPS Portal

Dieses Szenario kennt fast jedes Unternehmen, welches Anwendungen entwickelt, egal ob Low Code oder nicht. Die Anwendung ist ausgeliefert und geht in den Betrieb und schon werden Wünsche laut, die sich auf die Änderung von Feldlabels, Beschreibungstexten oder Tooltipps beziehen. Die Fachabteilung nutzt oftmals ein anderes Wording, als die IT.

In WEBCON BPS 2023 können Fachanwender mit einer Designer Desk Lizenz nun direkt aus dem WEBCON BPS Portal heraus, sichtbare Texte und Objektnamen ändern. Dies ist unkritisch und hat keinen Einfluss auf die Funktionalität oder Stabilität einer Anwendung. Folgendes kann geändert werden:

• Labels von Formularfeldern, Tooltipps und Beschreibungen für die Dokumentation
• Labels für Aktionsschaltflächen, Arbeitsschritte, Pfade und Aufgabenbeschreibungen

So kann die IT vom redaktionellen Feinschliff der Begriffsdefinitionen und Benennungen befreit werden und sich auf die Geschäftslogik und Integrationen fokussieren. Und die Fachabteilung kann ihre Vorstellungen hinsichtlich der Bezeichnungen auf der Benutzeroberfläche ohne Abhängigkeit von der IT selbst umsetzen.

Zusätzlich ist es möglich, bestimmte Konfigurationen des Prozesses einzusehen, um diese zu verifizieren, ohne über eine kostenintensive Designer Studio Lizenz verfügen zu müssen. So können Fachanwender frühzeitig intervenieren, wenn Anforderungen ggf. von der IT falsch verstanden wurden. Über den Designer Desk können z.B. folgende Konfigurationen eingesehen werden:

• Geschäftsregeln
• Design der Formulare
• Zuweisungsmethoden für Aufgaben in Workflow-Pfaden
• Automationen
• Feldmatrix (Sichtbarkeit, Bearbeitbarkeit und Erfordernis von Formularfeldern je Arbeitsschritt)

Eingabe und Bearbeitung von Übersetzungen

Es wurde seit langem und oftmals gefordert, die Möglichkeit zur direkten Eingabe von Übersetzungen aus der Browser-Oberfläche, ohne Einsatz des Designer Studio Clients. Mit WEBCON BPS 2023 können Anwender mit einer Designer Desk Lizenz Übersetzungen direkt eingeben. Dies geschieht direkt im Anwendungskontext, also z.B. aus einem Formular heraus.

Zusätzlich können die Begriffe einer kompletten Prozessanwendung als Excel-Datei exportiert, übersetzt und wieder importiert werden. Diese Möglichkeit bestand bisher nur im Designer Studio.

Die Optionen zur Änderung von Labels und Übersetzungen werten die Designer Desk Lizenz in WEBCON BPS 2023 deutlich auf.

Unterstützung für externe Prozessteilnehmer

Immer mehr Projekte beinhalten die Anforderung, dass externe Personen außerhalb des Unternehmens einzelne Arbeitsschritte in Prozessen bearbeiten müssen. Die direkte Integration von Partner, Lieferanten oder Kunden in die eigenen Geschäftsprozesse bietet ein enormes Potential für schnellere Prozesse ohne Medienbrüche.

WEBCON BPS 2023 bietet neue Funktionen und Lizenzierungsoptionen, um die Integration externer Personen besser abzubilden.

Externe Freigaben und Aufgabenzuweisungen

Interne Anwender können nun, sofern berechtigt, externe Personen direkt aus einem Workflow-Formular heraus per E-Mail einladen. Die Einladung enthält eine eindeutige URL und berechtigt die externe Person nur für den Zugriff auf das betreffende Formular und den festgelegten Zugriffslevel (Ansehen / Bearbeiten). Die externe Person muss sich nicht gegen das WEBCON BPS Portal authentifizieren.

Zusätzlich ist es möglich, eine Aufgabe aus einem Workflow heraus direkt an eine externe Person zuweisen zu lassen. Auch in diesem Fall wird eine eindeutige URL erzeugt und der externen Person per E-Mail geschickt. Der Zugriff benötigt ebenfalls keine Authentifizierung gegen das WEBCON BPS Portal und damit keinen Account.

So können externe Personen direkt in interne Prozesse eingebunden werden, ohne dass diese einen AD-Account o.ä. benötigen. Der WEBCON-Server muss hierfür von extern erreichbar sein, z.B. über einen Reverse Proxy, oder der Prozess wird auf zwei WEBCON-Server verteilt, einer davon in der DMZ. Der Server in der DMZ stellt dann nur den Teil des Prozesses zur Verfügung, der für den externen Zugriff benötigt wird.

Ein kleiner Wermutstropfen ist, dass diese Funktionalität nur im Subscription-Modell lizenziert werden kann und daher auch nur dort verfügbar ist. Kunden mit gekauften Lizenzen können diese Funktionalität nicht lizenzieren und nutzen.

Lizenzierung externer Personen

Wie vorab bereits erwähnt, kann die Integration externer Personen über Link-Freigaben nur im Subscription-Lizenzmodell lizenziert werden. Eine externe Person ist per Definition jemand, der weder beim Lizenznehmer oder einem Tochterunternehmen angestellt ist.

Die Lizenzierung erfolgt nach Nutzung pro Monat. Der Kunde kauft ein Prepaid-Kontingent an Zugriffen, von denen die tatsächlichen Zugriffe dann abgebucht werden. Ab 20 Zugriffen pro User und Monat sind weitere Zugriffe desselben Users für den Rest des Monats kostenfrei.

Verbesserungen bei Formularen

Formulare sind das wichtigste Element für Anwender, da diese dort die meiste Zeit der Prozessteilnahme verbringen. Daher beinhaltet jedes WEBCON BPS Release auch Verbesserungen an den Formularen.

So wurden in WEBCON BPS 2023 z.B. die Spaltenbreiten in Positionslisten variabel gestaltet und das Verhalten von Aktionsschaltflächen auf Positionsebene verbessert. Im Informationsbereich des Formulars auf der rechten Seite wurde ein Analyse-Tab mit Metriken des Advanced Analytics Framework integriert, sofern lizenziert.

Globale Automationen

Waren Automationen, also strukturierte Abfolgen von technischen Aktionen, bisher auf Prozesse beschränkt, so können diese ab WEBCON BPS 2023 auch global definiert werden und in beliebigen Prozessanwendungen wieder verwendbar zum Einsatz kommen. Hierfür können Eingabe- und Ausgabeparameter definiert werden.

Workflow-Engine: Dynamische Aufgabenzuweisung an Gruppen

Die Zuweisung von Aufgaben an Gruppen war bisher schon möglich, jedoch wurde die Gruppe zum Zeitpunkt der Zuweisung aufgelöst und die Aufgabe an die einzelnen Gruppenmitglieder verteilt. Wurde die Zusammensetzung der Gruppe nachträglich geändert, dann hatte das keine Auswirkung mehr auf die zugewiesenen Aufgaben.

WEBCON BPS 2023 ändert das Verhalten bei der Aufgabenzuweisung an Gruppen. Nun wird zur Laufzeit dynamisch ausgewertet, welche Personen Mitglied der Gruppe sind und diesen die entsprechenden Berechtigungen eingeräumt. Wird die Gruppenzusammensetzung geändert, dann hat dies unmittelbare Auswirkung auf die Aufgabenzuweisung.

Über eine neue Business Rule-Funktion kann die Gruppe dennoch aufgelöst und die Zuweisung an die einzelnen Mitglieder erfolgen, anstatt dynamisch an die Gruppe. Das entspricht dem bisherigen Verhalten. Bereits aktive Gruppenzuweisungen werden ebenfalls nach dem bisherigen Verhalten ausgeführt, damit es zu keinen unerwarteten Effekten kommt.

Architektur

Mit WEBCON BPS 2023 wurde die vollständige Umstellung von .NET Framework auf .NET Core 6.0 vollzogen. WEBCON BPS nutzt nur noch die aktuellen und vollständig von Microsoft unterstützten .NET-Bibliotheken und ist damit technisch auf dem neuesten Stand.

Container

Wichtiger Hinweis vorab: Die Nutzung der Container-Technologie ist nur möglich, wenn das Subscription-Lizenzmodell verwendet wird. Hintergrund ist, dass jeder zusätzliche Container eine Lizenz benötigt, welche über die Subscription dynamisch aktiviert und bei Entfernen des Containers wieder deaktiviert wird.

WEBCON BPS 2023 bietet die Möglichkeit, bestimmte Dienste in Docker-Containern zu betreiben. Diese sind das WEBCON BPS Web Portal, der Search Server (Solr) und der Workflow Service. Die Container-Technologie stellt eine alternative Betriebsart dar und benötigt mindestens einen Container für jeden der genannten Dienste. Mit steigendem Ressourcenbedarf können dynamisch weitere Container aktiviert und wieder entfernt werden.

Da die Container auf Docker (docker.com) basieren, können diese in allen lokalen und Cloud-Umgebungen ausgeführt werden, die Docker unterstützen. Alle Container sind voneinander isoliert, kommunizieren aber mit der BPS-Datenbank und untereinander, da jeder Container einen integralen Bestandteil des WEBCON-Systems darstellt. Bestimmte Dienste, insbesondere die SQL-Server-Datenbank, müssen herkömmlich als physischer oder virtueller Server oder als Azure SQL Managed Instance betrieben werden.

Berechtigungsverwaltung

WEBCON BPS 2023 bietet neue Berechtigungsrollen für die Nutzung der neuen bereits vorgestellten Designer Desk Funktionen „Preview der Anwendungskonfiguration“ und „Editieren von Texten und Übersetzungen“. Außerdem gibt es eine neue Berechtigungsrolle für die Verwaltung der internen BPS-Anwendergruppen.

Deaktivierung von Business Units

Business Units gibt es schon sehr lange in WEBCON BPS. Diese ermöglichen die Zuordnung von Workflow-Instanzen zu Geschäftseinheiten und damit verbunden unterschiedliche Konfigurationen, z.B. Datenquellenverbindungen. Ab WEBCON BPS 2023 können nicht mehr verwendete Business Units deaktiviert werden und stehen beim Start eines Workflows nicht mehr zur Auswahl.